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失敗しないオフィス移転!必要な手続きと3つの注意点

失敗しないオフィス移転!必要な手続きと3つの注意点

新しいオフィスに移転をご検討の皆さん、オフィスの移転にはどのような手続きが必要かご存知ですか?

書類など準備するものが意外に多く、手間がかかってしまうのがオフィス移転の難点でもあります。 オフィスの移転で失敗しないためにも、今回ご紹介する必要な手続きと注意点をご参考にしてください。

初めてでも心配ご無用!オフィス移転に必要な手続きとは

それではオフィスの移転に必要な手続きと、注意点を3つご紹介します。

1.郵便物

オフィス移転に必要な手続き1 移転した後に郵便物が届かないといったことがないように、忘れずに郵便物の転居届の手続きを済ませましょう。

以下にあるように、窓口に届出を提出する際には本人確認や会社に関するもの、印なども必要になるので持参物には注意してください。

<ご本人(提出者)の確認>

  1. 個人の転居 ご本人(提出者)の運転免許証、各種健康保険証など
  2. 会社、団体等の転居 社員証、各種健康保険証など窓口へお越しになる方と会社、団体等との関係が分かるもの(転居届の「届出人氏名印」欄には、代表者の氏名の記入および押印をお願いします。)

<旧住所の記載内容の確認>
転居者の旧住所が確認できる運転免許証、パスポート、住民基本台帳カードまたは住民票等、官公庁が発行した住所の記載があるもの
引用:日本郵便

請求書などの重要な郵便物が移転後のオフィスに届かないとなれば、仕事が滞ってしまうこともあるので事前に動いておく必要があります。

2.関係官庁

オフィス移転に必要な手続き2 オフィスの移転後、速やかに手続きを行う必要のあるのものは以下のとおりです。

届け場所 内容 窓口 必要書類 期間
消防署 防火管理者選任届 新所轄消防署予防課 遅滞なく
労働基準監督署 労働基準法に関するもの。 適用事業報告書(様式23号の2) 就業規則(変更)届 時間外労働・休日労働に関する協定届 新所轄監督署へ新規として提出(同県内と県外への移転時) 移転後遅滞なく
安全衛生法に関するもの。 安全管理者選任報告(様式第3号) 衛生管理者選任報告(様式第4号) 産業医選任報告(書式第4号) 新所轄監督署へ新規として提出 免許証の写し(安全管理者以外) 移転後遅滞なく
税務署 事業年度、納税地、その他の変更異動届出書 本店移転登記申請書 新・旧納税地 所轄税務署 移転手続完了後の登記簿謄本 異動後遅滞なく

ここに記載している事項の他、オフィス移転に伴う期間内に手続きが必要なものがありますので詳細はこちらで確認してください。

オフィス移転に伴う関係官庁への必要な届出を確認する 期間が過ぎてしまうと変更が出来なくなる可能性があるのでよく確認して、時間のある時にリスト化しておくことをおすすめします。 移転スケジュールと併せてToDoリストにまとめておくと分かりやすくて漏れがなくスムーズにオフィス移転が出来ますよ。

3.社内の設備

オフィス移転に必要な手続き3

インターネットと電話回線

オフィスの移転が決まったらインターネットを契約している会社に連絡をしましょう。 いつオフィスの移転するかを伝え、工事などのスケジュールを計画する必要があるので、余裕を持って行う必要があります。

設備、リースなどの契約変更手続き

複合機などリース契約しているものがあれば、先ほど同様、オフィスの移転が決まり次第契約先に連絡します。 移転先のオフィスへの運搬についての相談や変更手続きに必要なことがあるかどうか確認をしましょう。

オフィス移転に必要手続きを漏れなく確認しよう

いかがでしょうか。 オフィスの移転に伴う手続きはどれも重要なものばかりです。

期間が決まっているものや郵便物の届け出などは忘れずに行いましょう。

移転をスムーズにするためにも、ご紹介した手続きを抑えて、オフィスの移転に臨んでくださいね。 オフィス移転に関する情報は以下の記事でもご紹介していますので参考にしてください。

これを見れば失敗しない!オフィス引っ越しの手順まとめ

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