賃貸事務所ログ

ブログblog

年末清掃はお手の物!オフィスを効率良くきれいにする5つのコツとは

年末清掃はお手の物!オフィスを効率良くきれいにする5つのコツとは

いよいよ師走。

年末年始の大型連休を前に、忘年会やクリスマスなどお楽しみ行事ももりだくさんです。

その前に、年末といえば待っているのが大量の仕事、そしてオフィスの大掃除です。

今回は効率の良いオフィスの清掃方法をご紹介します。

事務職の腕の見せどころ!オフィスの年末清掃は段取りで決まる。

オフィスの年末清掃は会社の行事として、社員総出で行うという会社が多いようです。

しかしただでさえ稼働日数の少ない12月、決算や年末調整、挨拶回りやかけこみ受注など、業務も山積み。

できれば効率良く終わらせて、少しでも業務の時間を確保したいというのが社員の本音ではないでしょうか。

「段取り八分(はちぶ)」といいますが、オフィスの大掃除はまさに前段取りが肝です。

担当責任者の方は以下のコツを参考に、当日全員がスムーズに作業遂行できるよう、準備してあげてください。

1.リストは4W1Hを明確に

場所 どのように 担当
(リーダー)
担当 時間 道具(数)
玄関 たたき 水拭き モップ(1)
靴箱 全て出してはきふき 雑巾(2)
観葉植物 植木鉢を吹く
1階 天井 ほこりとり はたき
照明器具 カバーを外して拭く 雑巾(4)
ガラス:水拭き、から拭き 雑巾(8)

まずはオフィスの清掃リストを作成します。

これまでに行ってきたやり方があれば、ヒアリングしてそれを参考に作成すると良いでしょう。

「場所」を縦軸に、「どのように」「だれが(どの部署が)」「何時から何時まで」「使う道具」を横軸にして、エクセル等で作成します。

場所ごとに責任者を必ず決めましょう。

このとき以下のポイントに気をつけてください。

 普段できない所を優先に

限られた時間でオフィス全体をすっきりさせることが目標ですから、普段の掃除ではできないところを優先させましょう。

例えば、エアコンや照明関係、玄関や共有部分、冷蔵庫や換気扇、窓ガラス、ソファやパソコンの細部などです。

作業を分解する

場所だけでなく、どういう順番で何をやるかまでを決めておくと効率良く作業開始できます。

掃除の基本は「上から、奥から」。

「どのように」の列には、天井や照明のほこりとり→机の移動→床の掃除機がけ→ふき掃除 というように、作業を分解して記入しておきましょう。

ゴールイメージを明確に

漠然と「ここを綺麗にする」だけでは、人によって違いが出ますし、どこまでやったら良いのかわかりません。

例えば個人のデスクなら「電話機とパソコン以外何もない状態にする」のように、最終的な形をはっきりさせておくと良いでしょう。

2.道具は必要十分な量を用意

 

2.道具は必要十分な量を用意

 

オフィス清掃リストが作成できたら、必要な道具を揃えます。

足りないものは発注しなければなりませんので、早めに行っておきましょう。

やってしまいがちなのが、「この部署に雑巾がこれぐらい、洗剤がこれぐらいあればいいかな」と「なんとなく」量を決めてしまうこと。

例えば窓ガラススプレーを、みんなで貸し借りしながら使っていては、取りに行く時間や探す手間がロスになってしまいます。

オフィス清掃では複数人数が同時に作業することを考え、担当する人数と作業の様子を考えて、必要十分な量を用意しましょう。

また洗剤やスプレーのボトルは、残量をチェックし、詰め替え用のあるものは購入して、当日までに補充しておきましょう。

3.個人作業は前日までに

 

3.個人作業は前日までに

 

個人デスクの整理、パソコン内のデータ整理など、個人作業はやり始めるとついつい、いつまでも時間をかけてしまうもの。

溜まりに溜まった回覧物を、このときになって慌てて次の人に回し、回された人もまたドサッと次の人へ、というような光景も見られます。

個人作業は前日までに各自の空き時間で完了しておいてもらうか、難しければ当日の清掃時間の中で「個人作業」の枠を取り、時間を切って行いましょう。

忘れがちなオフィス用冷蔵庫の中の私物も、前日までに引き取ってもらいましょう。

4.いよいよ当日!3つの場所のアナウンスを

 

4.いよいよ当日!3つの場所のアナウンスを

 

いよいよ作業当日です。

作業開始前に朝礼などで、以下の3つの場所をアナウンスしておきましょう。

清掃道具の配布場所・戻す場所

掃除道具類はあらかじめ各場所に置いておくのがベストですが、各場所の責任者に取りに来てもらうのも良いでしょう。

途中で「ごみ袋が足りないけどどこ?」「洗剤はどこ?」と責任者の人がつかまってしまわないように、場所を周知しておくのがおすすめです。

不要紙類の集積場所

オフィスの年末清掃で大量に出るのが紙類です。

シュレッダーの前に長蛇の列ができないように、機密書類とリサイクル紙類をわけてボックスを作っておくと良いでしょう。

ごみの集積場所

いつもより大量のごみが出ますので、ごみ置き場に入りきらない場合もあります。

自治体のルールに従い「可燃」「不燃」などの表示をしたごみ集積場を作り、周知しておきましょう。

オフィス家具など粗大ゴミが出る場合は、回収業者の手配もしておく必要があります。

5.完璧を求めない

 

5.完璧を求めない

 

一つの所にこだわっていると、終了時間までに全く手をつけていない箇所が出てきてしまうことも。

大事なのは「隅々までこだわるのではなく、オフィス全体がすっきり見えること」が目標だということです。

完璧を求めず、リストで定めた時間通りに各担当場所を終えて、次の場所に取り掛かるようにしましょう。

ポイントと工夫

責任者の方はオフィスを見回りながら、滞っている場所があれば人員配置を変えるなど、オフィス全体がうまく進行するよう目を配りましょう。

服装も、普段、制服やスーツで業務されているところも、思い切ってジーンズなどラフな服装で出社可にして良いですね。

服の汚れるのを気にしていては作業も遅くなりますし、イベント感も高まり、終わった後はそのまま打ち上げ兼忘年会にGO!というのもモチベーションアップになるのではないでしょうか。

最後に、どうしても掃除に参加できず通常業務をしている人への配慮も忘れずに。

おまけ 「きれいなオフィスだな」と思わせるマル秘テクニック

ホワイトボード、蛇口、鏡、ステンレス、水まわり、照明器具などの光るものを綺麗にしていると、オフィス全体が明るくなり、すっきりした印象になります。

年末のオフィス清掃はこれにて完璧

いかがでしたか?

年末は溜まった仕事とオフィスの清掃を効率良く終わらせ、美しいオフィスで気持ち良く新年を迎えましょう。

来年は、きれいなオフィスをキープする「日々の小掃除」も実行したいという方にはこちらも参考にしてください。

事務所の机が散らかる人に朗報!書類整理を3分で終わらせるポイントとは

名古屋のオフィスについて
お気軽にお問い合わせください。

サービスについてご不明な点や、お探しの物件がございましたら、こちらよりお気軽にお問い合わせ下さい。