その計画は危ない！？失敗しないオフィス移転のスケジュールの組み方
2019年1月25日
オフィスの移転は実際にどのようなスケジュール感で進むか分からない方も多いのではないでしょうか。
今回はオフィス移転を失敗させないために重要なスケジュールの組み方をご紹介します。
オフィス移転は下準備が大事になってくるので、スケジュールをしっかり把握して臨みましょう！
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それではオフィス移転をスムーズに進めるために欠かせないスケジュールの組み方をご紹介していきます。
では、まず大まかな流れを見ていきましょう。
オフィス移転は思っている以上に時間がかかります。
そのため、6か月以上前からスケジュールを立てて準備を始めていくのがおすすめです。
オフィス移転にはまず現在のオフィスの解約予告期間を確認しておきましょう。
それを踏まえた上で移転日を決定する必要があります。
また、オフィス移転の目的を明確化させることが何よりも大切です。
「なぜ、何のためにオフィスを移転するのか」をはっきりさせておかないと満足のいくオフィス移転が叶いません。
立地や条件を鑑み、移転先のオフィス物件を選定します。
その際、オフィス移転計画で決めた目的をもとにピックアップして絞り込んでいきましょう。
物件選びでは共用部分の状況やセキュリティの対策は後の使い勝手にも関わってきますので、必ずチェックしておくのがポイントです。
いくつか比較検討を行い、条件の合う物件を契約しましょう。
次に5か月前にしておくべきことをご紹介します。
内装や什器、電話・通信関係、リースや引越し等、オフィス移転に伴い必要な専門業者の選定をして依頼を行いましょう。
今後のスケジュールなど専門業者と打ち合わせをして、スケジュールを可視化しておくのがポイントです。
内装やレイアウトは社員にとってモチベーションに繋がります。
また、企業のブランディングにも繋がるため、重視したいポイントです。
ぜひ、社員の意見を取り入れながら、動線をしっかり考え快適に過ごせる内装とレイアウトを検討しましょう。
次に3～4か月前にしておくべきことをご紹介します。
業者の依頼や内装・レイアウト等が決まれば、そのあとはオフィス移転作業の詳細なスケジュールを決定させます。
内装工事・設備工事、社員への広報など作業にかかるスケジュールを細かに設計して漏れのないように進めていきましょう。
オフィス移転に伴い、持っていく物・破棄する物を整理し、新規購入するものはリストアップをしておきましょう。
発注先と発注内容をまとめておくと、手配した後も滞りなく作業を進めることが可能です。
また、オフィス移転では電話回線やインターネット回線など設備工事が必要になることがほとんどです。
工事は混み合う可能性もあるため、手続きは余裕を持って進めておきましょう。
次に2か月前にしておくべきことをご紹介します。
挨拶はオフィス移転をする2か月前を目安として行います。
仕事上関わりのある企業や取引先、銀行や業者などにも挨拶をし、業務に支障をきたさないよう遅くても1か月前までには行うように注意してください。
大事な荷物が届かないといったことがないように郵便局へは必ず転居届を出すようにしてください。
また、リース機器などの業者、保険会社関係などにも住所変更の届け出は忘れないようにしましょう。
次に1か月前にしておくべきことをご紹介します。
会社の住所が記載されているものをリストアップし、住所変更をスムーズに行いましょう。
ホームページやパンフレット、名刺やメールの署名、社員証や封筒など変更するものは意外とたくさんありますよ。
その他、荷物の梱包方法や引っ越し作業等、マニュアルを社員に共有することで作業を行いやすくなるので、一定のノウハウを共有しておくのがポイントです。
最後にオフィス移転後にしておくべきことをご紹介します。
オフィスの移転が終わっても確認するべき事項はまだ残っているので、気を抜かずやり遂げてくださいね。
物件を退去する際は入居時と同じ状態に戻さなければなりません。
これを原状回復工事と呼び、回復の基準はオーナーによって異なるので、事前に確認してから工事を依頼しましょう。
法務局、税務署、都道府県税事務所、社会保険事務所、公共職業安定所、労働基準監督署、消防署、郵便局、警察署など、オフィス移転をした際には公的機関への届け出が必要となっています。
届け出の詳細についてはこちらをご確認ください。
いかがでしたか。
オフィス移転をする際は、ぜひご紹介した内容を参考にしてくださいね。
以下の記事ではオフィス移転に伴うコスト削減のポイントをご紹介していますので、こちらも併せてご覧ください！
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