賃貸事務所ログ

ブログblog

固定席という考えは古い?オフィスでフリーアドレス導入のすゝめ

固定席という考えは古い?オフィスでフリーアドレス導入のすゝめ

最近流行りのオフィスのフリーアドレス化。

働き方改革の影響によりテレワークや在宅勤務が推進され注目を集めています。

アナタのオフィスでもフリーアドレスの導入の動きがあるかもしれません。

そこでオフィスがフリーアドレスを導入することのメリットなどをご紹介していきます。

アナタのオフィスも働き方改革!?最近流行のフリーアドレスの魅力とは

働き方改革の一環として、社内のオフィス環境を工夫する企業が増えており、その中のひとつに、フリーアドレスがあります。

フリーアドレスを始めて聞く方もいるかもしれませんが、オフィスにおいて固定席をつくらずに仕事に応じて好きな席で仕事をしてもらう制度のことを指します。

このフリーアドレスを導入する企業が最近増えつつあります。

なぜフリーアドレスが良いのか?オフィスでのメリットとは

なぜフリーアドレスが良いのか?オフィスでのメリットとは

コミュニケーションパフォーマンスの向上

オフィス内でいつでもどこでも他部署の人と関わる機会があるため、組織の縦の壁がなくなり横につながりやすくなります。

そのためいろんな部署の人と席が隣同士自然になることでコミュニケーションが発生し、活性化につながります。

多角的なチーム編成やコラボレーションの結束性の向上

今まで関わることが少なかったメンバーとコミュニケーションをとることで、多様なコラボレーションが生まれる可能性があります。

新しい発想は意外と”会話の中”から生み出されることも多いので、新たにチームを作りやすかったり、また新しいアイディアの創造を促進させたりすることができます。

決断のスピード化による生産性の向上

自分のデスクがあると、つい居心地を良くして気が緩んでしまいがちです。

そうなると仕事のスピードもなかなか上がりません。

適度な刺激を与え続けることによって常に新鮮な気持ちで仕事をして、集中力を途切れさせず生産性を向上させることができるかもしれません。

環境美化および省スペース

言うまでもなく固定席を持たないことで、オフィス全体が共有のスペースとなるため抱える書類ストックも減り、環境美化の意識を高めることができます。

また社員全員分のデスクを必要としないためコストダウンにもつながりますし、実際に稼働している社員のデスクが確保できていればそれで良いため省スペースにつながります。

実際にフリーアドレスを採用している企業の声

実際にフリーアドレスを採用している企業の声

事例:カルビー

作業に合わせて「ソロ席」「集中席」「コミュニケーション席」という3種類から座席を選択して、ダーツシステムと呼ばれるコンピューターでランダムに席を割り振るようになっています。

なんと徹底しているのは、上級執行役員の方たちはもちろん会長や社長にも個室の執務室はなく、社員と同じフロアに席を置いて仕事をしているので、まさに立場や役職という垣根を超えたコミュニケーションが実現できそうですね。

事例:キューピー

オフィスの5階から9階までの多層階の問題を解決するフロア割りの工夫をし、約700人という大所帯を抱えるオフィスのちょうど真ん中に位置する7階に共有スペースを配置することで、ミーティングが必要な時は必然的に7階の共有スペースを利用し、建物内の上下の回遊性を高めたという事例もあります。

しかし一方でこんな問題点も

しかし一方でこんな問題点も

一見オフィスに導入することで良い点ばかりが目立ちますが、デメリットもあるのも事実。

帰属意識の低下

社員はオフィスに自分の席があることで、自分がその部署や会社に所属しているということを意識します。

しかし、フリーアドレスによって自分の席が無いとなるとオフィス内に固定された自分の居場所がなくなってしまいます。

それにより会社や部署に対する所属意識は薄れてしまことも懸念されます。

適度な距離感を保てない

あまりにもオープンすぎる空間や、周りとの距離が近すぎることに逆にストレスを感じる場合もあります。

集中力の低下

”いつもと同じ場所でないと集中できないので固定席で仕事がしたい”といった声や、”オープンスペースになると周囲の音やいつもと違う人のため気になって集中できない”など、中には集中力が散漫になる人もいるかも分かりません。

ルールが浸透しない

固定席を設けないことによって、どこに誰がいるのかわからない事態が発生します。

固定席ならばその人の座席に行けば所在地はつかめるので、不在の場合でもその席にメモや資料を残すことができます。

しかし、フリーアドレスとなると誰がどこにいるか決まっていないため、どこにいるかを聞いたり社内を探し回ったりする必要が出てくるかもしれません。

本当に必要?導入前にチェックするポイント

本当に必要?導入前にチェックするポイント

導入に向けてメリットデメリット双方ある中で、大切なのは見極めです。

導入に不向きなオフィス

  • 在席率50%以上
  • 総務職や電話対応の事務職を多く抱えている
  • デスクトップを必要とするクリエイターがメインのオフィス
  • 持ち出し禁止の機密性の高いデータ、容量の大きいデータを扱っている
  • 社員のタイムスケジュールが同じ企業、またオフィスの在席時間で仕事を管理しているオフィス
  • 40歳以上を多く抱える

こういったオフィスでは全員分の座席が必要となるため、省スペースの機能は働かなくなるためおすすめできません。

また仕組みを急に変えることでストレスを感じるという方も、社員の平均年齢が高いオフィスでは多い傾向にあるので注意が必要です。

フリーアドレス導入に向けての課題解決とは?

フリーアドレス導入に向けての課題解決とは?

いろいろな弊害がある中で、課題解決方法はあるのでしょうか?

いずれにせよ固定席からフリーアドレスへ変更をする、ということは社内のシステムを大幅に変更するということになるので事前準備が欠かせません。

そこで事前に決めておくべき3つのポイントとして以下の点が大切になってきます。

  1. 導入の目的を明確にする
  2. 社員の意向を合わせる
  3. 運用上でのルールの選定

導入前に今一度、その“目的”について社内で目線を合わせることが不可欠になってきますので、ぜひ足並みを揃えておいてください。

ポジティブシンキングなオフィスでフリーアドレスのすゝめ

オフィスのフリーアドレスについてご紹介しました。

ただし、あくまでもフリーアドレスは「目的」ではなく「手段」のひとつだということ。

みんなが気持ちよく仕事ができる環境を目指しながら、固定席では得られないメリットを持つフリーアドレスを導入してみてくださいね。

オフィスの環境改善の一環として実践したい整理整頓術についてはこちらをご覧ください。

探し物のお悩みをバッチリ解決!オフィスで役立つ整理整頓術とは

名古屋のオフィスについて
お気軽にお問い合わせください。

サービスについてご不明な点や、お探しの物件がございましたら、こちらよりお気軽にお問い合わせ下さい。