賃貸事務所ログ

ブログblog

散らかり放題なんてNG!今すぐできるオフィスを整理する3つのコツ

散らかり放題なんてNG!今すぐできるオフィスを整理する3つのコツ

オフィスを綺麗に保つためには、日頃の片付けやオフィス備品の整理が大切です。

しかし、広いオフィスの片付けや整理となると、何から取りかかればいいか分からなくなってしまいますよね。

そこで今回は、オフィスの片付け方法にお悩みの方に向けて、整理・収納のコツをご紹介します。

誰もができる!オフィスをきれいに整理するコツとは

広いオフィスでも、エリアや場所を絞って整理をすることによって、最終的にオフィス全体が綺麗になります。

今回ご紹介するコツを是非オフィスの整理で実践してみてはいかがでしょうか。

オフィス整理のコツ1.明確な判断基準を設ける

オフィス整理のコツ1.明確な判断基準を設ける

オフィスにあるものを整理するためには、以下3つの判断基準を意識しましょう。

  1. 現在使用するもの
  2. いつか使用するもの
  3. 今後いつまで経っても使用しないもの

不要なものを捨てる際に、「これはいつか使うかもしれない」と思い、ものを溜めていきがちになります。

その結果、オフィスやデスク周りがもので溢れかえってしまっては元も子もありません。

そこで、整理をする際の判断基準は「今後使用する可能性があるかどうか」といった漠然なものではなく、具体性のある3つに分けて考えるようにしましょう。

1.現在使用するもの

これは、現在進行形で使用しているものを意味しています。

今取り掛かっている仕事において、それがないと支障が出るものをイメージすると分かりやすいですよ。

例えば、現在進めている事業に関わる資料やパソコンなどが当てはまります。

2.いつか使用するもの

これは、いつか使用する可能性があるものを意味しています。

ここで大事なのが、「いつか」の期限を設定しておくことです。

1ヶ月・半年・年内というように期限を設けておけば、それ以降は必要ない=処分対象となるからです。

「いつか」の期限設定は、短ければ短いほど良いですが、事業やプロジェクトなどに関わることがあるため、事前に話し合って決めるようにしましょう。

そして使用した後は必ず処分するようにしましょう。

3.今後いつまで経っても使用しないもの

これは、不要なものになるのですぐに処分してください。

しかし、手続きや書類などで立場上自分だけで処分することができないこともあるため、オフィスの整理をする際は予め決裁権を持つ人と連携しながらの片付けがおすすめです。

オフィス整理のコツ2.使用頻度によって置き場所を決める

オフィス整理のコツ2.使用頻度によって置き場所を決める

「要るもの」と「要らないもの」の整理ができたら、次は整頓です。

要るものをさらに整理して

  • 毎日使用するもの
  • 数日おき
  • 1週間おき
  • 1か月おき
  • 半年おき
  • 1年おき

というように使用頻度によって分けます。

そうすることで、使用頻度が高い順から取り出しやすい場所に収納できますよ。

例えば、毎日使用するものはデスクの上、数日おきに使用するものは引き出し上部の手前、その次は引き出しの真ん中、奥というように収納できます。

半年や1年おきなど、使用頻度が少ないものはオフィスの大きな棚や倉庫などに整理して入れておくと良いでしょう。

オフィス整理のコツ3.定位置を決めてオフィスでの認識を合わせる

オフィス整理のコツ3.定位置を決めてオフィスでの認識を合わせる

「のりやセロハンテープ、昨日使ったはずのハサミが見つからない。」「在庫切れと勘違いして備品を購入したら、翌日には見つかった」なんてこと、皆さんは経験をしたことはありませんか?

このように、社員それぞれが探したり、あるのに購入してしまったりというのは、時間やお金がもったいないですよね。

そんなもったいないを減らすようにするには、使用頻度の低いものはシェアして使用し、必ず定位置を決めて誰でも分かるようにしておくことが大切です。

定位置が決まったら、テープなどでマークを作り、置き場所が明確に分かるようにしましょう。

そうすることで元に戻す場所を意識するだけではなく、他の人が使用しているという状況を確認できます。

オフィスの整理に役立つ整理グッズ紹介

では上記でご紹介したオフィスを整理するコツを学んだところで、オフィスの整理に役立つグッズもご紹介します。

発泡ポリプロピレン個別フォルダ

発泡ポリプロピレン個別フォルダ

出典:無印良品

こちらはインデックス4枚がセットになった個別の書類フォルダです。

発砲ポリプロピレン素材を使用しているため軽くて丈夫なアイテムとなっており、長く使える優れものとなっています。

ボックスと一緒に合わせて使うことで、オフィスの書類をすっきりと整理できますよ。

見出しも作れるので何の書類がどこにあるのかを一目で判断でき、誰が見ても分かりやすく収納することが可能です。

商品の詳細はこちら

レターケース

レターケース

出典:楽天

こちらはA4浅型、深型の引き出しコンビタイプのレターケースとなっており、書類の仕分けや小物の収納に役立ちます。

使用頻度順に上から収納していくと良いでしょう。

オフィスの小物を収納するときはケース内に仕切り版を入れておくと、何をどこにしまうのかを明確にできるので、より分かりやすく収納できます。

商品の詳細はこちら

オープンシェル

オープンシェル

出典:オフィスコム

壁面収納でデッドスペースも活用しながらディスプレイも叶える収納アイテムです。

書類をファイリングした後はどこに何を収納するのかを決めた上でファイルを入れていきましょう。

見せる収納になっているので、ファイルの色をプロジェクトごとにまとめておくなどすれば判断しやすくなります。

観葉植物なども一緒に置けるので、少し工夫を凝らせばおしゃれ度もグッとアップしたオフィスに早変わりしますよ。

商品の詳細はこちら

オフィス整理のコツを押さえて使い勝手の良い環境に

今回ご紹介した整理・収納のコツとグッズを駆使しして、綺麗なオフィスになるように心がけてみましょう!

長期休暇前のオフィスの大掃除を行う際はこちらも参考にしてください。

年末清掃はお手の物!オフィスを効率良くきれいにする5つのコツとは

名古屋のオフィスについて
お気軽にお問い合わせください。

サービスについてご不明な点や、お探しの物件がございましたら、こちらよりお気軽にお問い合わせ下さい。