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【テレワークの課題解決】コミュニケーション不足の解消に有効なアプローチ

【テレワークの課題解決】コミュニケーション不足の解消に有効なアプローチ

社会的にテレワークが推進され、オフィス勤務が減少してきたという企業も多いはずです。

新しい働き方に対してポジティブなことも多々ありますが、オフィス内で生まれていた日常的なコミュニケーションの重要性を実感している企業も多いのではないでしょうか?

この記事では、コミュニケーション不足を解消するのに有効ないくつかのアプローチをご紹介します。

コミュニケーション不足がもたらすテレワークの問題とは?

コミュニケーションが不足してしまうと、テレワークにもさまざまな問題が生じます。

コミュニケーション不足解消のアプローチについて紹介する前に、まずはどのような問題が発生し得るのかを考えていきましょう。

情報共有量が減少する

1つ目の問題は、情報の共有量が大幅に減少してしまうという問題です。

テレワーク中は、対面ではなくメールやチャット、電話等でのやり取りになるでしょう。

チャット上となると相手の顔が見えないため、今どれだけ忙しいのか、今話をしても大丈夫なのかといった不安に駆られることも多々発生します。

そのため、対面なら気軽に話せていたちょっとした情報が、チャットでのやり取りとなると共有を省かれるようなこともよく発生し、共有量が減少してしまうのです。

この問題が頻繁に起こると会社全体の業務効率の低下に繋がりかねないため、テレワーク時のコミュニケーション不足はできる限り解消できるようにしておくことが大切です。

社員モチベーションが低下する

2つ目の問題としては、社員モチベーションが低下することが考えられます。

オフィス勤務中は社員と同じ空気感で業務を行い気軽に話すことができる反面、テレワーク中にはそうはいきません。

そのため、同僚と切磋琢磨する環境がなくなり、会社への帰属意識が低下していくという問題が考えられるのです。

また、この状況が長く続くと、離職率会社の風通しの良さなどにも悪影響を及ぼします。

社員のモチベーションを維持するためにも、テレワーク中にコミュニケーションを取る機会を増やせるよう取り組むことは重要です。

社員のモチベーション維持に問題を抱えておられる方は、こちらの記事も参考にしてみてください。

テレワーク中にもおすすめ!仕事で使えるモチベーションの高め方

テレワーク中のコミュニケーション不足を解消するためのアプローチ

では、テレワーク中のコミュニケーション不足を解消するためにはどのようなアプローチが有効なのでしょうか?

ここではテレワークを導入している企業が参考にしたいアプローチを4つ紹介していきます。

ITツールを活用する

1つ目は、ITツールを活用することがおすすめです。

テレワーク中にはメールを使って情報共有をしている会社も多いですが、メールだとビジネスマナーに沿った硬く重い文章となることも多くあります。

また社員同士の情報共有が頻繁に行われると、お客様からのメールを見逃してしまうという問題が生じてしまう恐れもあります。

ですので、社員が気軽に情報共有を行える場であり、お客様とのやり取りと混同してしまわない社内用のITツール活用がおすすめなのです。

ZOOMやChatwork、slackなどを代表として、テレワーク中の活用におすすめのITツールにはさまざまなものがありますので、ぜひ検討してみてください。

ルールを作成する

2つ目は、テレワーク中のコミュニケーションルールを作成するということです。

テレワーク中は社員同士の動きが把握しづらく、社員から積極的にコミュニケーションを取ることは気持ちの面で簡単ではありません。

ですので、「スケジュールを共有する」「昼食時などに雑談の時間を設ける」「どんな情報でも共有する」など、会社に応じたルールを作成することが重要です。

定例の社内ミーティングを実施する

3つ目は、定期的にオンライン社内ミーティングを実施するということです。

テレワーク中には社内全体での情報共有はテキストで行うことも多いですが、定期的にビデオ会議を実施することもコミュニケーション促進に役立ちます。

声を出して会話をすることで、ストレス解消やモチベーションの向上にも繋がりますので、毎朝15分実施したり毎週1回30分程度実施したり、定期的に社員が会話できる環境を作ってみてはいかがでしょうか。

朝礼を実施する際には、朝礼で盛り上がる話題をまとめているこちらの記事もおすすめです。

明日から使える朝礼のネタ5選!ビジネスシーンで盛り上がる話題はこれだ

1on1面談を実施する

4つ目は、1on1面談を実施するということです。

これは1対1での面談という意味ですが、社員のモチベーションを上げることや、会社理念やビジョンを浸透させるのに有効的なアプローチとなります。

テレワークでは会社の方向性を浸透させることも難しくなりますので、1on1面談の実施はおすすめです。

問題なくテレワークを進めるにはコミュニケーション不足の解消が重要!

テレワークでは、社員同士のコミュニケーションが不足することによって業務効率の低下など多くの問題が発生します。

今回の記事では、テレワークで生じる問題を防ぐために有効なアプローチを紹介してきましたが、これらのアプローチを1つ社内に取り組むだけでもテレワーク環境が大きく向上しますので、ぜひ実践してみてください。

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