人員に見合ったサイズに。
新しい営業所のために。
オフィス移転を考えるきっかけは様々です。
実際にオフィス移転を行うとなると、様々な手続きや契約がありどこから手を付けるべきか分からない、流れをつかむことができていない、という方もいらっしゃることでしょう。
今回はそうしたお悩みを解決すべく、名古屋でオフィス移転をお考えの皆様に、移転スケジュールについてお話しします。
オフィス移転の際にすべきこと
オフィス移転は個人の引っ越しとは規模感や勝手が違うため、戸惑う方も多いでしょう。
また、企業としての所在地を変更することになるため、書類における手続き等も必要となります。
もちろん移転の目的や改善すべき点等の整理や明確化も欠かせません。
そのため、一般的にオフィス移転には半年を要するとされています。
半年間をかけてすべきことまとめ
移転目的の明確化（6か月前）
まずはなぜ移転をするのか、目的を明確化させます。
例えば規模の拡大や名古屋市内のアクセス改善など、企業によって理由は様々だと思いますが目的を明確化しておけば、新しいオフィスでは現状の課題を解決した働き方が可能です。
移転先検討（6か月前）
目的の明確化と連続して、希望条件の設定を行います。
名古屋駅から徒歩n分、坪数x㎡など、目的に応じた条件を定めます。
同時に設備等の確認も必要です。
通信環境や駐車場などのオフィス内に関する事項から、周囲の状況といったオフィス街に関する事項まで検討しなければなりません。
旧オフィスの契約確認（～3か月前）
移転先のみならず、旧オフィス（現在のオフィス）に関する契約の確認を行います。
まずは現在のオフィスの賃貸借契約の解除についてです。
賃貸借契約の解除の予告は、一般的には解約希望日の3か月前に行いますが、特約によって期限の変更がされている場合があるため、確認が必要です。
また、賃貸借契約では、賃借人は原状回復義務（借りた当時の状態に戻す義務）を負います。（民法400条、善管注意義務）
その工事等についても業者との契約を確認する必要があります。
庶務関係（3か月前）
移転後も業務がスムーズに進むよう、庶務はこのタイミングでこなしておきます。
新オフィスの家具に関する見積もりや依頼、電話やインターネットなどの通信環境に関する契約変更。
細かな部分で郵便物転送の手続きや社内外への告知など、多岐にまでわたります。
設備工事・発注（2か月前）
新オフィスの内装工事や回線工事の発注を行います。
工事のスケジュールがずれてしまうと新オフィスへの入居日が遅れてしまう可能性もあるので注意が必要です。
社内印刷物の入れ替え（パンフレットや名刺の住所の変更）に関する発注もしておきましょう。
当日のタイムスケジュール設定（～1か月前）
直前ともなれば、計画はいよいよ大詰め。
当日もスムーズに移転を行うためにタイムテーブルを設定します。
時間帯の確認や必要人数の確認、家具の運び込みは自社で行うのか業者に依頼するのかによっても変わってきます。
社員への周知も忘れずに行いましょう。
移転登記、原状回復工事（移転後）
企業オフィスの移転後は登記を行わなければなりません。
法務局、税務局、税事務所、保険事務所、郵便局等に届け出を行います。
また、先に述べた原状回復工事の実施も、移転後に行います。
流れを把握し、スムーズな移転を
今回は名古屋のオフィス移転に関して、大まかな流れを説明しました。
洗い出してみると、やるべきことはこれだけ多く存在しています。
だからこそ、今回のように移転の流れを把握することは非常に重要になってきます。
今回の記事が、名古屋でのオフィス移転をスムーズなものにする手助けとなれば幸いです。
