オフィスの成長や環境の変化によって行うオフィス移転はワクワクしますよね！
そんなワクワクするオフィス移転ですが、様々なタスクが発生し事務処理の量で悩まされることもあります。
そこで今回はオフィス移転に伴う事務処理で悩まないよう、事務処理で発生するタスクご紹介します。
計画的に進めてオフィス移転をスムーズに進めましょう！
オフィス移転の事務処理1.各種手続き
- 銀行
- 郵便局
- リース、設備会社
- 電話会社、携帯会社
- インターネット
- 不動産代理店
オフィス移転に伴って各所での手続きが必要になります。
銀行
法人銀行口座の登録情報を変更する必要があります。
こちらはオフィス移転後に、印鑑、通帳、登記簿謄本を持って銀行窓口で手続きを進めてください。
郵便局
郵便局では転送届を出すようにしましょう。
関係各所に住所変更を知らせても、旧オフィスに荷物や書類が送られるケースもありますので、新オフィスに届くよう転送届が必要です。
こちらは転居1週間前に手続きしましょう。
転居届はwebからでもできますので、webで済ませたい方はこちらからお手続きください。
リース、設備会社
各会社に電話で連絡をするようにしてください。
いつまで旧オフィスで使うのか、いつから新オフィスで使うのかの調整をしておきましょう。
電話会社、携帯電話会社
電話会社には移転の旨を伝えて、オフィスの移転手続きを行います。
会社名義の携帯電話がある場合は、携帯電話会社に情報変更の手続きをするようにしましょう。
インターネット
旧オフィスでの解約、新オフィスでの契約、もしくは移転手続きをするようにしましょう。
こちらもコールセンターに電話をして手続きを進めてください。
不動産代理店
会社名義で借りている住宅の情報変更が必要です。
手続きを進める際は、会社名義で借りている住宅をピックアップしておきましょう。
その上で代理店に連絡をして各種書類を記入・捺印して手続きを進めます。
こちらは時間がかかってしまうので早めに対応しましょう！
オフィス移転の事務処理2.各種届出
- 法務局
- 労働基準監督署
- 社会保険事務所
- 税務署
- 都道府県税務事務所
- 公共職業安定所
- 消防署
- 警察署
オフィス移転の際は各官庁に対しても届出が必要です。
官庁への届出は事務処理の中でもかなり面倒な作業ですが、漏れの無いように進めていく必要があります。
法務局
オフィス移転後2週間以内に届出が必要です。
法務局では「本店移転登記」と「支店移転登記」を行います。
費用としては3万円〜6万円と登録免許税が必要です。
労働基準監督署
オフィス移転後10日以内に届出が必要です。
労働基準監督署では「名称・所在地等変更届」を行います。
社会保険事務所
オフィス移転後5日以内に届出が必要です。
社会保険事務所では「適用事業所所在地・名称変更届」を行います。
税務署
オフィス移転後1ヶ月以内に届出が必要です。
税務署では「事業年度、納税地、その他の変更異動届出書」、「給与支払事業所等を開設・移転・廃止届出書」を行います。
都道府県税務事務所
オフィス移転後10日以内に届出が必要です。
都道府県税務事務所では「事業開始等申告書」を行います。
公共職業安定所
オフィス移転後10日以内に届出が必要です。
公共職業安定所では「事業主事業所各種変更届」を行います。
消防署
「防火管理者選任届」を行います。
明確な期日はありませんが、オフィス移転後遅滞なく届出が必要です。
警察署
「車庫証明」を行います。
明確な期日はありませんが、オフィス移転後遅滞なく届出が必要です。
オフィス移転の事務処理3. 関係者への連絡
各種届出や手続きも重要ですが、関係社(者)への連絡は欠かせない事務処理です。
こちらはかなりの時間がかかってしまいますので、早めに取り掛かるようにしましょう！
連絡方法
- メール
- ハガキ
- HP
- メルマガ
関係者の連絡はこれらの手段を使って行いましょう。
取引先にはハガキやメール、お客様にはHPやメルマガと使い分けて新オフィスの連絡をするのがおすすめです。
連絡時期
オフィス移転の当日もしくはそれよりも前に連絡が届くようにしておきましょう。
早めに届くに越したことはないので、早めに準備を始めるようにしてください。
オフィス移転の事務処理4. ご挨拶
こちら忘れがちになっていますが、オフィス移転後は新オフィスの同じフロアの方にご挨拶をしておきましょう。
これからは同じフロアで事業を行うので良好な関係を作っておくのが重要です！
オフィス移転の事務処理は計画的に進めましょう！
オフィス移転の際に発生する事務処理のタスクについて解説しました。
事務処理のタスク量は結構あるため、計画的に進めていかないとオフィス移転をスムーズに行えなくなりますので気をつけてください！
当然、オフィス移転の際は事務処理以外のタスクが発生します。
事務処理以外のタスクについてはこちらの記事でも解説していますので、併せてご確認ください。
