業務を行う上で、オフィスに欠かせない部屋が「会議室」です。
どのような部屋であっても、必要な話し合いができれば十分だと思われている方も少なくありませんが、レイアウト次第でパフォーマンスを向上させることができます。
オフィスに必要な会議室のレイアウトを知って、業務効率化を目指しましょう。
今回は、オフィスの会議室に適したレイアウトの種類と、それぞれの特徴をご紹介します。
基本となるレイアウトの種類と特徴
レイアウトを決める前に、まずは会議室に採用されることが多い、基本的なデザインを把握しておきましょう。会議室に最適なレイアウトの種類と、それぞれの特徴をご紹介します。
対面型
会議の参加者が二手に分かれ、テーブルを挟んで対面する形式を「対面型」といいます。
対面する参加者全員の顔が見渡せるため、コミュニケーションを取りやすいというメリットがあります。
参加者が少人数である場合に有効ですが、参加者の人数が増えるとメンバーの顔が見えにくくなるという点には、注意が必要です。
島型
複数のテーブルを中央に寄せ、参加者が取り囲むように座る形式を「島型」といいます。
参加者が対等にコミュニケーションを取りやすくなるため、ディスカッションが多い会議やグループワーク、研修にも活用できます。
大人数になるとコミュニケーションを取ることが難しくなるので、参加人数を少人数に抑えるか、島の数を増やして対応しなければならないという点に注意が必要です。
コの字型
カタカタのコの字形にテーブルを配置し、参加者が外側に取り囲むように座る形式を「コの字型」といいます。
参加者全員の視線が中央に集中するため、プレゼンテーションや企画会議に適しています。
コの字型の中心には、ホワイトボードやプロジェクターを設置しても良いでしょう。
口の字型
漢字やカタカナの口の字形にテーブルを配置し、参加者が周囲を取り囲むように座る形式を「口の字型（くちのじがた、ろのじがた）」といいます。
互いの顔を見ながら会議を行えるため、集中して臨む重役会議や、有識者会議で採用する企業が多いです。
適度な緊張感や距離感を持てるというメリットがある半面、スペースを多く必要とすることから、広い部屋を用意しなければならないというデメリットもあります。
スクール形式
学校のように、参加者全員が同じ方向を向いて座る形式を「スクール形式」といいます。
セミナーや講義などに採用されることが多いスタイルで、全員が話し手に集中できることから、プレゼンテーションや企画会議にもおすすめの形式です。
参加者同士がコミュニケーションを取ることには適していませんが、説明会や研修には最適だといえるでしょう。
シアター形式
椅子と共にテーブルも配置されることが多いスクール形式とは異なり、映画館のように椅子だけを一方向に並べる形式を「シアター形式」といいます。
スペースを多く必要としないことから、大人数での会議やプレゼンテーション、企画会議やセミナーにもおすすめです。
テーブルを必要としないため会議室の設営は簡単ですが、メモを取りたい場合には、バインダーを用意する必要があるという点には注意が必要です。
オフィスレイアウトの作り方とは？考案のポイントと4つの事例をご紹介
会議室に必要な寸法
会議室は目的によって適したレイアウトが異なりますが、参加人数によっても適したレイアウトは異なります。参加者の人数に合わせた会議室の選び方をご紹介します。
4～6人で使用する会議室
参加者の人数が少ない場合におすすめなのが、「対面型」や「島型」の会議室です。
コミュニケーションが目的ではなく、プレゼンテーションや企画会議が目的であれば、「コの字型」を採用しても良いでしょう。
10人前後で使用する会議室
大人数での会議に適しているのが、「コの字型」や「口の字型」です。
参加者が10人前後になると、対面型や島型ではコミュニケーションが取りにくくなります。
限られたスペースを有効活用して、それぞれの視線が一箇所に集中するようなレイアウトにすると、スムーズに会議が行えます。
30人以上で使用する会議室
30人以上の大人数で会議を行う場合、いかにスペースを節約して人数を収容するかという点が課題となります。
大人数での会議に適しているのが、「スクール形式」や「シアター形式」です。
200平方メートル以上の広い部屋を用意して、全員が一方向に座るようなレイアウトを選択すると、30人以上の参加者がいても快適に会議が行えます。
レイアウトや内装選びのポイントと注意点
会議室のレイアウトを考案する際には、使用するテーブルや椅子のサイズに注意してください。
広い部屋で決まった形式の会議を繰り返し行う場合には、据え置きタイプの大きなテーブルを用意しても良いでしょう。
しかし、限られたスペースを利用してさまざまな形式の会議を行いたい場合には、可動式の折り畳みテーブルが適しているといえます。
また、スクール形式やシアター形式のように、参加人数に合わせて椅子を配置する場合は、パイプ椅子のような軽量タイプの椅子を用意しておくことをおすすめします。
会議室に使用する部屋は、騒音が少ないことが理想です。
必要であれば、防音対策を行って会議に集中できるように工夫しましょう。
騒音が気になる場合は、内装工事を担当する業者へ相談してください。
会議室のレイアウト選びはプロにお任せください
レイアウトや内装など、自社に適した会議室のスタイルがわからないという方は、オフィス移転の専門業者に相談しましょう。
移転に際して会議室のレイアウトを変更する場合は、会議室だけでなく、オフィス全体のレイアウトに関する相談も行えます。
移転作業に関するアドバイスを求めることもできるので、業務と並行して移転作業を行いたい場合には、専門業者に頼ると良いでしょう。
