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オフィスレイアウトで最大限の業務効率を発揮するコツとは

オフィスレイアウトで最大限の業務効率を発揮するコツとは

オフィスのレイアウトを変えたいけれど、どうすれば失敗なく効率的なオフィスレイアウトが実現できるか、お悩みではありませんか?

WebやSNSなどで海外や日本の独創的なオフィス映像を目にする機会も多くなってきました。

おしゃれなだけでなく機能的にも優れたオフィスレイアウトは、従業員のポテンシャルを高め、会社全体のパフォーマンスを向上させます。

今回は、貴社の業務効率を最大限に発揮するための、オフィスレイアウトのコツをご紹介します。

限られたスペースの中で理想のオフィスレイアウトを成功させるには?

オフィスのレイアウトは、社員の“働く環境”に大きな影響を与えます。

社員が快適に働くことができ、満足度の高いオフィスにするには、どのようなコツがあるのでしょうか。

1. 現状の課題を洗い出す

 

現状の課題を洗い出す

 

  • デスクに書類が山積みで、必要な時に見つからない
  • コミュニケーションが悪く、ミスが多発する
  • 連携する部署が遠く、共有や稟議に時間がかかる

など、オフィスによって抱える問題は様々です。

まずは社員へのヒアリング等を通して課題を書き出してみましょう。

一人一人の希望やイメージを聞くことで、課題や問題点が見えてくるだけでなく、全員参加でオフィスレイアウトを決めることで、会社への愛着や帰属意識も強まります。

2. コンセプトは明確に

 

コンセプトは明確に

 

課題の洗い出しをもとに、希望するオフィスのイメージを言葉にします。

レイアウトの目的と言ってもいいでしょう。

「個人が集中して作業できるオフィス」なのか、「社員同士の交流を活性化させるオフィス」なのかで方向性は全く異なります。

このコンセプトが明確になれば、机の配置や動線計画が統一感を持って進められますので、重要な作業です。

おしゃれなオフィス、明るいオフィスといったオフィスの印象を決めるのではなく、どんな働き方ができるオフィスなのかというゴールを定めるのがおすすめです。

3. 人の動線、情報の動線をシンプルに

 

人の動線、情報の動線をシンプルに

 

コンセプトが明確になったら、いよいよゾーニング(オフィススペース全体を用途別に区分けすること)です。

最近では、エントランスやミーティングスペース、応接やリフレッシュコーナーなど、コミュニケーションに関するゾーンを中心に考える会社が多くなってきています。

部署間の情報伝達、進捗状況の確認、トラブル時の情報共有など、メールでもできますが、やはり物理的な距離はスピードとコミュニケーションに直結します。

部署ごとにテーブルを配置する島型配置や、席を定めないフリーアドレス配置など、業務スタイルによって様々な配置があります。

そのため業務内容に合わせて、人と情報が速やかに通行できる動線を設定するのがコツです。

4. 業者の提案力を活用しよう

 

業者の提案力を活用しよう

 

とはいえ、日々の業務の中で、レイアウトプランを作成する時間がとれず、なかなか進まないという方も多いと思います。

そんな時はオフィスレイアウトのプロである専門業者を利用するのも一つの手です。

希望するコンセプトや条件を伝えれば、見積もりや平面レイアウトの提案までは無料でしてくれる業者も多いので、いくつかの業者に問い合わせて意見を聞いてみましょう。

社員の快適性を高めるレイアウトで、業務効率を向上させよう

レイアウトの見直しによって動線の無駄をなくしたり、コミュニケーションの風通しをよくしたりすることは、社員のストレスを低減し、集中力をアップさせます。

オフィスの機能デザインを向上させることによって社員の満足度やエンゲージメントが高まり、すぐれた人材が集まることで、継続的に会社全体の生産性が上昇します。

効率改善のため、まずはレイアウトを見直してみるのもおすすめですよ。

関連記事はこちら。生産性の上がる机の配置について知りたい方はこちらもご覧ください。

【画像で解説】生産性が上がるオフィスの机の配置5選

 

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