オフィス移転はやることが多い？実際に発生するタスク量とは
2019年4月26日
自社の成長に合わせて行うことが多いオフィス移転。
オフィス移転は意外とやることが多く、タスクを整理して可視化しておかないと何にどれだけの時間がかかるのか判断がつかなくなります。
その結果、オフィス移転でトラブルが続き本業に支障が出た、なんてことも起こってしまいます。
そこで今回はオフィス移転で発生するタスクの一覧をご紹介しますので、オフィス移転の際の参考にしてください。
CONTENTS
オフィス移転で発生するタスクとは何かについて解説していきます。
旧オフィスで発生するタスクは大きく分けると上記の内容が挙げられます。
オフィスの解約予約ですが、3ヶ月前や半年前、1年前に告知というケースが多いです。
新しいオフィスを探す前に解約予約の期間を確認しましょう。
解約予約時期を確認せずに、新オフィスと旧オフィスで賃料の二重払になってしまったという話もよく聞きますのでご注意ください。
旧オフィスは退去する際、原状回復(入居前状態)する必要があります。
原状回復の工事はオーナーや管理会社から指定業者がある場合もありますので事前に確認をしましょう。
オーナーからの指定が無いようでしたら、自分たちで工事業者を探してください。
明け渡し期日までに原状回復がされていればいいので、工事業者とどれくらいの期間が必要か確認しながら引越し日と工事開始日などをスケジューリングしましょう。
旧オフィスで使っていたデスクや棚、プリンターなど新オフィスでも使うのか、心機一転買い揃えるのかを決めていく必要があります。
新オフィスのレイアウトなど固まった後、どうするか考えると良いでしょう。
新オフィスで発生するタスクは上記の内容が挙げられます。
これは非常に大切な作業です。
なぜ移転するのかという目的を明確にしてください。
”社員が増えて手狭になったから”、”社員の休息スペースを確保したいから”、”応接室を用意したいから”などの理由があって移転を考えていると思いますので、ここの軸はぶれないように気をつけましょう。
新オフィスで実現したいことを明確にしておくと、物件探しも楽になります！
オフィスの物件探しでは上記で挙げた移転の目的に沿って探します。
その目的に合わせて立地や広さ、賃料、周辺環境、設備などの条件を固めていきましょう。
すべての条件を満たす完璧な物件はなかなか見つかりませんので、目的から考えて絶対に外せない部分を明確化してください。
新オフィスが決まればレイアウトプランを作成しましょう。
各部署の担当者を集めそれぞれがどの程度のスペースを必要とするのかも確認し、それに沿って考えます。
来客が多いのであれば来客者の動線も明確にしておくと良いでしょう。
レイアウトプランは専門業者に相談するのもおすすめです。
旧オフィスで断捨離が済んだ後、新たに買い足すオフィス家具を探していきます。
オフィスレイアウトが固まるとそれに沿って雰囲気の合った家具を選ぶと良いでしょう。
荷物の梱包やデータのバックアップ、断捨離を事前に行っておきます。
引越し当日は全てを業者に任せるのか、大型家具は業者でそれ以外は自分たちで運ぶのかを決めておきましょう。
それによって料金も変わってきます。
自分たちで運ぶのであれば、誰がどのように運ぶのかも決めておく必要があります。
オフィス移転の際、各種届出は思っている以上に量があります。
それぞれに確認をして必要な申請書を確認してください。
新オフィスのレイアウトが明確になってからそれに合わせて内装工事を進めます。
コンセプトやイメージカラー、空調設備の数と位置、電源が取りやすい位置にあるか、内装など消防法上の問題ないかなどを確認する必要があります。
オフィス移転のタスク作りの際に忘れがちなのが社員への説明です。
社員は旧オフィスに合わせて新居を構えている可能性もありますし、それをベースに生活拠点を構えている可能性があります。
新オフィスに移転することで通いづらくなり良く思わない社員も出てきます。
社員の気持ちも理解した上で、会社の状況を伝えオフィス移転が必要な理由というのをしっかりと伝えるようにしてください。
社員への配慮も考えた上での移転であれば納得してくれるでしょう。
オフィス移転のタスクについて解説をしました。
オフィス移転は思っているよりもタスク量が多いです。
発生するタスクを明確にし、誰がいつまでにどのように進めるのか、しっかりとスケジューリングして進めていくのがオフィス移転成功の鍵と言えます。
オフィス移転を成功させるためポイントについてはこちらの記事で解説しています。
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