オフィス移転の注意点とは？作業をスムーズにするための4つのポイント
2023年6月26日
オフィス移転は、業務に支障を出さないためにも、綿密な計画を立ててスケジュール通りに作業を行わなければなりません。
オフィス移転の作業の担当者に選ばれたものの、何をすれば良いのかわからないという人もいるでしょう。
ここでは、オフィス移転の注意点や、作業をスムーズにするためのポイントをいくつかご紹介します。
CONTENTS
オフィス移転の作業に取りかかる前に、知っておきたい注意点をまとめました。
今後オフィス移転を検討している、オフィス移転の担当者に選ばれたという人は、ぜひ参考にしてください。
オフィス移転が決まったら、まずは現在のオフィスの契約解除手続きを行う必要があります。
契約解除の申請（解約予告）をするタイミングは、新しいオフィスへの入居時期から逆算しますが、通常は移転の6ヵ月前には申請しなければなりません。
解約予告が遅れた場合、新しいオフィスに移転した後も現在のオフィスの賃料が発生してしまうことがあるので、賃貸契約を見直して解約予告の時期を確認しておきましょう。
また、現在のオフィスを退去する際には、原状回復（入居時の状態に戻すこと）が必要となります。
マンションのような住居の場合、退去した後で原状回復を行うことになりますが、オフィスの場合は契約期間内に行わなければなりません。
業務の状況によっては、現在のオフィスと新しいオフィス両方を重複して契約する期間が生まれることも珍しくないのです。
重複期間を短くするためにも、あらかじめ工事の手配を済ませておいて、スムーズに原状回復を行いましょう。
移転する新しいオフィスが決まったら、まずはレイアウトプランニングを行います。
レイアウトプランニングでは、会議室や休憩室といった部屋割りから家具・家電の配置まで、新しいオフィス内のレイアウトを考案します。
プランニングには時間がかかる上に、レイアウトが決まらなければその他の移転作業が進まないという点に注意が必要です。
業務の効率化や社員の不満改善などを総合的に考えて、働きやすい環境を整えられるようにレイアウトを決めましょう。
レイアウトが決定すれば、内装工事の業者選定や新しい家具・家電の発注など、移転作業がスムーズに進行します。
自社内でレイアウトプランニングが難しいようであれば、業者やオフィス移転の専門家に相談しながら行うと良いでしょう。
内装工事や引っ越し作業は業者に任せるとしても、備品の断捨離や移動する荷物の梱包といった作業は、自社内で行わなければなりません。
業務の合間に行うとなると、移転日までに間に合わないというケースも珍しくありません。
不用品の処分や荷物の梱包をスムーズに行うために、社内向けにマニュアルやリストを作成しておくと良いでしょう。
タイムスケジュールを共有して全社員の認識をすり合わせ、移転日までに作業を完了させることが大切です。
社内向けに移転作業に関する通知を出すことも大切ですが、関係者への通知を出すことも忘れてはいけません。
移転日の1ヵ月前には、取引先や顧客など、企業の関係者に対して移転案内を出しましょう。
挨拶状を自社内で作成せずに業者に依頼して作成する場合は、デザイン決めから印刷、納品までの時間を考慮して、移転日の2ヵ月前には発注する必要があります。
移転前に送付が完了するように、余裕をもって作業に取りかかりましょう。
オフィス移転に際して、法務局や税務局、社会保険事務所や労働基準監督局、郵便局や消防局といった複数の機関に対して、届け出が必要となります。
届け出によって提出期限が異なるため、事前によく確認しておきましょう。
移転完了後に提出すれば良い届け出が大半を占めますが、中には移転前に提出しなくてはならないものもあります。
手続きに1週間程度の時間を要するものもあるので、移転前によく確認しておいてください。
オフィス移転は、働きやすい環境を整えるための最適な決断です。
働きやすい環境は、業務効率化を実現するだけでなく、社員のモチベーションアップにもつながります。
社員全員が業務に集中できるよう広いスペースを用意したり、快適に過ごせる休憩室やリフレッシュルームを用意したりと工夫を凝らして、労働環境のさらなる改善を目指しましょう。
オフィス移転を行うと、社内だけでなく社外にも良い影響を与えます。
働きやすい環境づくりに力を入れているということは、社員を大切にする企業だということです。
イメージアップが実現して企業の信頼度が上がるという他にも、自社で働くことを希望する就活生が増える可能性もあります。
現在のオフィスを長らく使用しているという場合は、一度オフィス移転を検討してみると良いでしょう。
オフィス移転には、多くの作業が必要であり、それぞれに注意点が存在します。
業務を行いながら複数の作業をミスなく進めることは難しいという場合には、アウトソーシングがおすすめです。
オフィス移転のコンサルタントに依頼して、スムーズに作業を完了させましょう。
オフィス移転の作業に関しては、下記記事も参考にしてください。
オフィス移転でやるべきことは？事前準備に役立つチェックリストをご紹介
