【保存版】これさえ見れば大丈夫!事務所引っ越しマニュアル
2019年2月28日
事務所引っ越し時には多くのタスクと手間がかかりますが、計画を立てずに進めると失敗する可能性が大きくなります。
事務所引っ越しの失敗は会社にとって大きな損害となるので、しっかりとした計画を立てれるようになるためにも引っ越しの流れを確認しておきましょう。
今回は事務所引越し時の参考になるマニュアルをご紹介しますので参考にしてください。
CONTENTS
事務所引っ越し時に大切なのは一連の流れを把握しながら進めていくことです。
今回は事務所引っ越し時の目安となる一連の流れや気を付けること等、事務所引っ越し時に必要となる知識をご紹介します。
事務所の場合、引っ越しの繁忙期は1月~3月と10月~12月と言われています。
1月~3月は年明け前に、10月から12月は年明け前に引っ越しをする事務所が多いので繁忙期となっています。
特に3月は決算月で、事務所引っ越しが一番多くなる時期となっているので避けましょう。
繁忙期の時期になると事務所引っ越しにかかる料金も高騰するので、なるべく繁忙期を避けておくのが吉です。
事務所引っ越しに適切な時期は4月~9月がベストとなっているので、この時期に引っ越せられるように調整するのがおすすめです。
このように事務所引っ越し時には多くのタスクが発生します。
そのためしっかり流れを確かめておかないとスムーズな事務所引っ越しが困難になってきます。
次に、事務所引っ越しの進め方と気を付ける点をご紹介するので、ぜひ参考にしてください。
事務所引っ越し時に必要な流れは上のようになっています。
基本的には事務所を引っ越しする半年前から動き出すのがベストです。
各月ごとの流れもご紹介していきます。
まずは現在の事務所の解約予告期間を確認しておき、それを確認した上で詳細な事務所引っ越し日を決めていきましょう。
そして、それを確認した上で事務所引っ越し計画の立案や事務所引っ越し先を選定していってください。
事務所選びは求める条件に候補先が大きく変わってしまうので、しっかりとどのような事務所に引っ越すのかを明確にした状態で探すようにしておきましょう。
事務所選びのコツはこちらでご紹介しています。
満足度の高いオフィスは○○を見ろ!上手に賃貸を見つける3つのコツ
5か月前は引っ越す事務所の内装やレイアウトを決めていきましょう。
事務所の内装は仕事のしやすさや働きやすさに大きく直結してくるところですので、作業の動線をしっかりと考えてレイアウトを決めてください。
業務効率が良い事務所にしたい方はこちらにレイアウトを考える時のコツを紹介しているのでぜひご覧ください。
内装やレイアウトが決まったら、その後は各種工事の手配をしていきましょう。
インターネット回線や電話回線の配線工事の手続きは時間がかかるときがあるので、早めに手配しておいてください。
また、引っ越しシーズンのときに申込すると手続きに時間がかかることもあるので、その点もご注意ください。
2か月前は関わりのある企業や取引先に事務所を引っ越す旨を伝えていきましょう。
また、住所変更や事務所引っ越しに必要となる役所への手続きも進めていってください。
事務所引っ越し時に必要となる手続きはこちらで詳しくご紹介しています。
各種手続きも進めていった後は事務所の引っ越し作業を進めていきましょう。
このときに「この荷物は誰が荷造りするのか」「部署ごとの引っ越しごとの配役はどのようになっているのか」等誰がどこを担当するのかをしっかりと決めておきましょう。
事務所引っ越し後は以前の事務所を契約する前の状態に戻す原状回復工事があります。
原状回復工事も引っ越す2か月前ぐらいには業者と話を進めておくようにしましょう。
原状回復工事の流れも知りたい方はこちらをご覧ください。
オフィス移転の前に絶対知っておきたい原状回復とは?流れを徹底解説
事務所引っ越し時に気を付けることは各種届出です。
事務所引っ越し時には役所への届出やテナントの契約上の手続きや多くあります。
計画を立てながら進めていかないと手続き不備で事務所の引っ越しができなくなる可能性もあるので気を付けてください。
また、事務所を退去するときの解約時期や条件もしっかりと確認した上で引っ越し作業を進めるようにしてください。
こちらも確認しておきながら進めていかないと引っ越し時に事務所を解約できなくなる可能性があります。
事務所の各種手続きと解約時期や条件はしっかりと確認した上で進めていってください。
事務所引っ越しをスムーズに進めていくためのマニュアルはいかがでしたか。
事務所引っ越し時には確認すべきことやタスクが多くあります。
今回ご紹介したマニュアルを参考にして、失敗のないスムーズな事務所引っ越し目指してください。
そして、新しい事務所での業務を成功させてくださいね。