オフィスの移転にはどのような手続きが必要かご存知ですか？
書類など準備するものが多く、予想以上に手間がかかってしまうのがオフィス移転の難点です。
オフィスの引っ越しで失敗しないためにも、今回ご紹介する必要な手続きと注意点を参考にしてみてください。
初めてでも心配ご無用！オフィス移転に必要な手続きとは
オフィス移転に必要な手続きは、大きく分けて3つあります。
- 郵便物に関する手続き
- 関係官庁への手続き
- 社内の設備に関する手続き
ここからは、各手続きについて、注意点なども併せてご紹介します。
1.郵便物に関する手続き
引っ越しを済ませた後に郵便物が届かないといったことがないよう、忘れずに郵便物の転居届の手続きを済ませましょう。
以下にあるように、窓口に届出を提出する際には本人確認や会社に関するもの、印なども必要になるため、持参物には注意してください。
<ご本人（提出者）の確認>
- 個人の転居 ご本人（提出者）の運転免許証、各種健康保険証など
- 会社、団体等の転居 社員証、各種健康保険証など窓口へお越しになる方と会社、団体等との関係が分かるもの（転居届の「届出人氏名印」欄には、代表者の氏名の記入および押印をお願いします。）
<旧住所の記載内容の確認>
転居者の旧住所が確認できる運転免許証、パスポート、住民基本台帳カードまたは住民票等、官公庁が発行した住所の記載があるもの引用：日本郵便
請求書などの重要な郵便物が移転後のオフィスに届かない場合、仕事が滞ってしまうこともあるので転居の届け出は事前に済ませておきましょう。
2.関係官庁への手続き
オフィスの移転後、関係官庁へ速やかに手続きを行う必要のあるのものは以下のとおりです。
| 届出場所 | 内容 | 窓口 | 必要書類 | 期間 |
| 消防署 | 防火管理者選任届 | 新所轄消防署予防課 | – | 遅滞なく |
| 労働基準監督署 | 労働基準法に関するもの。 適用事業報告書（様式23号の2） 就業規則（変更）届 時間外労働・休日労働に関する協定届 | 新所轄監督署へ新規として提出（同県内と県外への移転時） | – | 移転後遅滞なく |
| 安全衛生法に関するもの。 安全管理者選任報告（様式第3号） 衛生管理者選任報告（様式第4号） 産業医選任報告（書式第4号） | 新所轄監督署へ新規として提出 | 免許証の写し（安全管理者以外） | 移転後遅滞なく | |
| 税務署 | 事業年度、納税地、その他の変更異動届出書 本店移転登記申請書 | 新・旧納税地 所轄税務署 | 移転手続完了後の登記簿謄本 | 異動後遅滞なく |
ここに記載している事項のほか、オフィス移転に伴う期間内に届け出が必要なものがありますので詳細はこちらで確認してください。
期間を過ぎてしまうと罰則金を支払わなければならない場合もあるため、よく確認して時間に余裕がある際に効率よく手続きを進めておきましょう。
オフィスの引っ越しのスケジュールと併せてToDoリストにまとめておくと、漏れがなくスムーズに移転ができるためおすすめです。
3.社内の設備に関する手続き
インターネットと電話回線の手続き
オフィスの移転が決まったらインターネットや電話回線を契約している会社に連絡をしましょう。
いつオフィスの移転するかを伝え、工事などのスケジュールを計画する必要があるので、余裕を持って行う必要があります。
一般的に申し込みをしてからインターネット・電話回線が使えるようになるまでには2か月程度かかるため、新しいオフィスが決まり次第、契約会社に連絡を取りましょう。
設備・リースなどの契約変更手続き
業務で使用する複合機をはじめ、オフィス機器をリースしている企業も多くあります。
引っ越しの際には必ず契約内容を改めてチェックし、必要な手続きを確認しましょう。
リース契約の場合、会社の住所の更新などの契約情報の変更手続きが必要です。
手続きには専用の書類や添付書類が必要な場合もあり、その準備に時間がかかることもあります。
連絡をせずに引っ越し先へ移動させた場合、「勝手に持っていかれた」と判断され、トラブルの元になる可能性があります。
移転後も問題なくリース機器を使用したい場合は、引っ越し前に必ずリース会社に連絡をしておきましょう。
オフィス移転に必要な手続きを漏れなく確認しよう
今回はオフィス移転に必要な手続きについて、主に3つご紹介しました。
オフィスの移転に伴う手続きは、どれも重要なものばかりです。
期間が決まっているものや郵便物の届け出などは忘れずに行いましょう。
移転をスムーズにするためにも、ご紹介したポイントを抑えて、オフィスの移転に臨んでください。
