オフィス移転の流れとスケジュールは？費用と進め方のチェックリスト

「オフィス移転の流れは？」

「オフィス移転では何をやればいい？」

オフィス移転は、移転先の選定や契約、原状回復工事、各種手続きなど、多くの作業が必要となるため、スケジュールをしっかり立てることが重要です。

現在の事務所の解約手続きや、内装工事・インフラ整備の手配などを行いながら、業務への影響を最小限に移転作業を進める必要があります。

当記事では、オフィス移転の流れとスケジュール、注意点などをご紹介します。

オフィス移転が初めての方にもわかりやすい内容ですので、是非参考にしてください。

オフィス移転を成功させるには目的を明確化する

オフィス移転を成功させるためには、まず移転の目的を明確にすることが重要です。

オフィス移転の目的の具体例は以下のとおりです。

目的が不明確なまま移転を進めると、結果として期待していた効果が得られず、コストや労力が無駄になる可能性があります。

移転を計画する際には、なぜオフィスを移転するのかを明確にし、従業員や関係者と共有しタスクを洗い出すと効率的です。

また、目的によって適切な立地やオフィスのレイアウト、必要な設備が変わるため、具体的な課題を整理しながら計画を立てましょう。

オフィス移転の流れとスケジュール

オフィス移転を成功させるためには、計画的なスケジュール管理が欠かせません。

移転に伴う作業は多岐にわたり、準備不足によって業務に支障が出る可能性もあるため、早めに計画を立てます。

以下に、オフィス移転の流れを時期ごとに整理し、移転完了までのスケジュールをまとめました。

時期	主な作業内容
6～12ヶ月前	移転計画を立案 物件の選定 移転プロジェクトチームを編成
3～6ヶ月前	新オフィスの契約締結 レイアウト設計や内装デザインの決定 必要な設備やインフラの手配 従業員への移転計画の共有
1～3ヶ月前	移転先の内装工事や設備設置を実施 引っ越し業者の選定 不要品の処分 関係各所への周知
1ヶ月前	引越しの段取り確定 各部署の引っ越し準備を加速 新オフィスのインフラ設定
移転当日	荷物の搬入と搬出 設備の最終チェック 業務開始準備
移転後1ヶ月	業務の安定化を図る 課題の洗い出し 従業員からのフィードバック

オフィス移転のおおまかな流れを把握し、必要な情報を集めましょう。

オフィス移転に必要な費用の目安

オフィス移転に必要な費用の目安は、1坪あたり50万円～100万円程度です。

オフィス移転にかかる費用は、一坪あたり以下のような金額です。

項目	内容
引越し費用	1万円～3万円
内装工事費	5万円～30万円
原状回復工事費用	3万円～15万円
インフラ整備費用	2万円～8万円
什器購入費用	3万円～10万円
不用品廃棄費用	5千～1万円

上記を考慮すると、30坪のオフィス移転で500万円～2,000万円、50坪なら1,000万円～5,000万円程度がかかる計算になります。

オフィス移転費用を節約するなら
オフィス賃貸専門の
オフィスバンクにお任せください！
敷金・礼金が格安の物件を
多数ご用意しています

【現オフィス】オフィス移転の手順

オフィス移転する際の、現オフィスでの業務の手順を紹介します。

オフィス移転が決まったら、いよいよ実行に移していきましょう。

詳しく解説するのでお役立てください。

退去の半年前までに解約通知を行う

オフィス移転の手順として、まず退去の半年前までに現オフィスの解約通知を行います。

多くのオフィス賃貸契約では「解約予告期間は6か月前まで」と定められており、通知が遅れると退去のスケジュールが大幅にずれ込みます。

解約通知の遅れによって、新オフィスの賃料と旧オフィスの二重賃料を払う期間が長くなり、コスト負担が増大する可能性が高いです。

解約通知を行う際には、書面での通知が一般的です。

契約によっては「書面での提出が必須」「特定のフォーマットが必要」といった条件があるため、事前にオーナーや管理会社に確認しておきましょう。

また、通知の証拠を残すために、内容証明郵便などの方法で送付すると安心です。

原状回復工事を手配する

オフィス移転時には、賃貸契約に基づき現オフィスの原状回復工事を行う必要があります。

原状回復とは、入居時の状態に戻すための工事のことで、具体的な工事内容は契約内容によって異なります。

以下に、主な原状回復工事の項目をまとめました。

項目	内容
壁・天井の補修	壁紙の張り替え 塗装の修復 穴やキズの補修
床の修復	カーペット、フローリングの張り替え タイルの補修
パーティション	造作壁や間仕切りの撤去 撤去跡の補修
照明設備	取り外した照明の再設置 交換した照明の原状回復
エアコン・換気設備	取り外したエアコンの再設置 ダクトの修復
配線・電源の整理	残存ケーブルやLAN配線の撤去 床下配線の整備
看板・サインの撤去	会社ロゴやサインの撤去 撤去跡の修復
トイレ・水回り	給湯室やトイレの水漏れ修理と清掃

原状回復工事の範囲は契約内容によって異なるため、事前に管理会社やオーナーと確認し、必要な工事を明確にしておきましょう。

【新オフィス】オフィス移転の手順

オフィス移転する際の、新オフィスでの業務の手順を紹介します。

詳しく解説しますので、参考にしてください。

物件を選定する

オフィス移転で最初に行うべき重要なステップが、物件の選定です。

移転先の物件は、企業の成長や社員の働きやすさに直結するため、慎重に選ぶ必要があります。

まず不動産会社と連携し、条件に合う物件をリストアップします。

内見の際は、周辺環境や将来的な拡張性も確認すると良いでしょう。

また、契約前には賃貸条件や契約内容を細かくチェックし、不明点は必ず解消することが大切です。

オフィス移転が決まったら
早めの物件選定を！
オフィスバンクは
オフィス賃貸の専門会社だからこそ
エリアごとの市場動向や穴場の物件も
ご紹介可能です

物件を確定しコストを算出する

候補物件を絞り込み、最適な物件を確定したら、具体的なコストの算出に取り掛かります。

具体的には、以下のコストを見積もりに含めるようにしましょう。

さらに、移転後の運用コストについても事前に確認しておくことで、長期的な資金計画が立てやすくなります。

コストを適切に見積もるためには、複数業者からの見積もりを比較検討し、予算に見合った選択をすることが重要です。

与条件を設定する

オフィス移転の最初のステップとして重要なのが、与条件を設定することです。

例えば、PCや複合機の設置台数、社員の人数、会議室の必要数、収納スペースなど、具体的な条件をリストアップします。

これにより、オフィスのレイアウトや必要な広さ、設備の選定がスムーズに進められます。

コンセプトやレイアウトプランニング

オフィス移転を成功させるためには、新オフィスのコンセプトを明確にし、それに基づいたレイアウトを計画しましょう。

オフィスの環境は、従業員の生産性や働きやすさに直結するため、単なる移転ではなく、より快適で効率的な空間づくりを目指します。

新オフィスのコンセプト例は以下のようなものがあります。

レイアウトは、企業の働き方やビジョンに合わせて設計すると、社員の士気も高まることでしょう。

新オフィスの家具選定や発注

オフィスのレイアウトやコンセプトに合わせて、必要な家具を発注しましょう。

新しいオフィスの家具は、働きやすさや職場環境の向上に大きく影響します。

デスクやチェアだけでなく、収納や会議用テーブル、リラックススペースのソファなども検討します。

家具を発注する際は、納品スケジュールを確認し、移転計画全体に遅れが出ないよう調整することが大切です。

工事に必要な各種業者を選定する

オフィス移転の際には、工事に必要な各種業者を選定する必要があります。

以下に、主な業者と役割をまとめました。

業者	役割
内装工事業者	壁や床、天井の設置・修復、間仕切りの設置など
電気工事業者	電気配線や照明器具の取り付け、通信設備の整備
家具・什器業者	オフィス家具や什器の選定・調達
引越し業者	現オフィスから新オフィスへの搬出・搬入

業者選定時は、信頼性と過去の口コミなどを参考にし、見積もりを複数社から取り比較検討することが大切です。

また、工事期間中の進捗管理や調整をしっかり行い、予定通りの完成を目指しましょう。

引越し準備をする

現オフィスでの移転準備も、スムーズに移転を進めるためには欠かせません。

具体的には、以下の手順を参考にして下さい。

移転準備には多くの時間を要するため、準備を事前に進めることで、業務への影響を最小限に抑えつつ移転当日の混乱を防ぐことができます。

オフィス移転の案内を社外に周知する

オフィス移転の時期が近づいてきたら、オフィス移転の案内を社外に周知しましょう。

取引先や顧客に、移転日や新しい住所、連絡先の変更を知らせます。

また、移転に伴う業務への影響を最小限に抑えるため、事前に移転準備期間や対応可能な窓口を伝え、混乱を避けましょう。

移転の案内は、メールや公式ウェブサイト、SNSなどを活用して広範囲に周知することも選択肢のひとつです。

特に、顧客にとって重要な取引先には直接電話での案内も行うと良いでしょう。

案内文には、新オフィスの特徴やアクセス方法なども記載し、顧客が新オフィスに訪れる際の利便性をアピールします。

さらに、移転後の業務引き継ぎや変更点についても明確に伝え、信頼関係を維持しましょう。

オフィス移転は、新たなスタートを意味するので、社外への周知を丁寧に行い、企業の信頼感を高めることが大切です。

施主検査を行う

新オフィスの工事が完了したら、施主検査を実施します。

施主検査は、オフィスの引き渡し前に、工事が契約通りに行われたか、品質に問題がないかを確認するためのチェック作業です。

以下のポイントを確認することで、スムーズに引き渡しを進めることができます。

チェック項目	内容
内装の仕上がり	壁や床、天井の仕上げが契約通りに施工されているか
設備の動作確認	空調、照明、電気設備、コンセントなどが正常に動作するか
家具の配置	什器やオフィス家具が指定通りに配置され、使いやすいか
水回りの確認	トイレや給湯室、洗面所などが正常に使用できるか
安全面の確認	非常口、消火設備、避難経路など、安全基準が守られているか

検査後に不具合が発覚した場合、速やかに対応してもらい、問題なくオフィスを使用開始できるようにしましょう。

オフィス移転に伴う各種届け出を行う

オフィス移転に伴い、法的手続きや届け出を適切に行うことは欠かせません。

届け出が遅れると、事業運営に支障をきたす可能性があるため、計画的に対応しましょう。

管轄	届け出内容
法務局	本店移転登記申請書
税務局	事業年度、納税地 その他の変更異動届出書 本店移転登記申請書／給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書
都道府県税事務所	事業開始等申告書
社会保険事務所	適用事業所所在地・名称変更（訂正）届
労働基準監督署	労働保険名称・所在地等変更届、労働基準法に関するものなど
公共職業安定所	事業主事業所各種変更届
郵便局	郵便物届出変更届
消防署	防火管理者選任届

提出のタイミングや提出期限は、届け出によって異なります。

事前にリストを作成し、漏れなく対応することが重要です。

オフィス移転後にやること

前章ではオフィス移転前のやることについて紹介しましたが、オフィス移転後にもやるべきことがあります。

具体的には、以下の3つです。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

アフターフォローの体制を整える

オフィス移転後のスムーズな業務再開には、アフターフォローの体制が欠かせません。

移転作業が完了しても、電話やインターネットの接続確認、什器や備品の不具合チェック、スタッフの新しい環境への適応状況の把握など、確認すべきポイントは多岐にわたります。

特に、通信機器やシステムの不具合は業務に大きな影響を与えるため、早急に対応できるサポート体制を用意しておきましょう。

また、設備の不具合やオフィスのトラブルが発生した際には、専任の担当者を設置し、速やかな対応ができるようにしておくと安心です。

さらに、引越し後の定期的なチェックを行い、設備や環境に問題がないか確認する体制を整えておくと、トラブルの早期発見につながります。

竣工図を準備する

工事が完了した際に施工業者から竣工図を受け取り、内容を確認しましょう。

竣工図は、オフィスのレイアウトや設備、配管・配線の位置などを詳細に示した図面であり、今後のオフィス運営やメンテナンス、さらにはリノベーションや拡張時に必要となります。

また、竣工図は社員や施設管理担当者がオフィス内を安全かつ効率的に使用するための指針となります。

例えば、配線や電気設備がどこにあるのかが一目で分かるため、後々の作業やメンテナンスがスムーズです。

図面はデジタルデータとして保存し、関係者が必要に応じて閲覧できる体制を整えておくとさらに便利です。

効果検証を行う

オフィス移転後には、効果検証を行うことが重要です。

例えば、社員の満足度や業務の効率性、コミュニケーションの改善が実現されているかをアンケートやヒアリングで確認します。

また、オフィスレイアウトや設備の使用状況を分析し、改善が必要な点を見つけることも効果検証の一環です。

上記のプロセスを通じて、今後の運営方針を見直したり、必要な調整を行ったりすることで、理想的なオフィス環境を維持できます。

移転の成果を可視化し、より良い働き方を実現するためのステップとして、効果検証は欠かせません。

現オフィスでのやることチェックリスト

現オフィスで具体的に何をやればいいか、以下にチェックリスト形式でまとめました。

オフィス移転の際の参考にしてください。

1	希望条件に合った物件をリストアップし内覧を行う
2	物件を選定し契約条件を交渉、契約締結する
3	現オフィスの管理会社に退去通知を提出する
4	新オフィスの内装デザインやレイアウト案を検討する
5	必要な家具や什器を選定し、業者へ発注を行う
6	書類や備品の整理、梱包、不要物の処分を開始する
7	取引先や関係者に移転先住所と日程を案内する
8	法務局や税務署などへの移転住所変更手続きを行う
9	原状回復工事を実施する

オフィス移転の費用を節約する方法

オフィス移転の費用を節約するためには、移転業者に依頼するようにしましょう。

オフィス移転に必要な工程を全て自社内で行うとなると、時間や手間がかかるだけでなく、費用もかかってしまいます。

オフィス移転は業者に依頼した方が、かえって安上がりになることも珍しくありません。

オフィス移転を業者に頼る場合は、一社にまとめて依頼することがおすすめです。

オフィス設計や内装工事、引っ越しの手続きや荷物の移動といった各工程を別々の業者に依頼すると、その都度初期費用がかかります。

費用を節約してオフィス移転をスムーズに行うためにも、全工程を一括で任せられるような業者に依頼すると良いでしょう。

オフィスバンクは物件紹介はもちろん
内装工事・レイアウト設計まで
一括で対応可能！
窓口一本化で手間を削減いたします

オフィス移転の注意点5つ

オフィス移転の注意点5つ紹介します。

それぞれの注意点について、以下で詳しく見ていきましょう。

オフィス移転に必要な期間は約1年

オフィス移転に必要な期間は約1年です。

オフィスの移転は、物件の選定から契約締結、新オフィスのレイアウトプランニングや内装工事、家具の発注、現オフィスの原状回復まで、多岐にわたる工程が含まれます。

特に、希望条件に合った物件を見つけるには時間がかかることが多いため、内装工事や設備工事もスケジュールに余裕を持たせる必要があります。

現オフィスの退去通知は通常6か月前に行う必要があるため、早めの計画が不可欠です。

余裕を持ったスケジュールを組むことで、移転時の混乱やトラブルを防ぐことが大切です。

オフィス移転に適切なタイミングを見極める

オフィス移転におすすめの時期は、5月～6月や10月～11月です。

以下に、オフィス移転の繁忙期をまとめました。

繁忙期	理由
3月～4月	企業の年度末と新年度の開始時期で、引越し需要が集中するため
9月～10月	企業の決算や期末に向けての業務整理や移転が増加する時期
12月	年末の業務終了後に移転を進める企業が多いため、年末商戦後の繁忙期
月末・月初	多くの企業が月末または月初に移転を行いたがるため、繁忙期となりやすい

5月～6月や10月～11月は、繁忙期が過ぎており、引越し業者のスケジュールも比較的空いています。

また、業務が落ち着いているため、社員の協力を得やすいでしょう。

特に、5月～6月は新年度が落ち着いた後で、10月～11月は年末前に移転を済ませるための最適なタイミングと言えます。

繁忙期の時期になるとオフィスの移転にかかる費用も高騰するので、なるべく繁忙期を避けておくのが吉です。

現オフィスの解約予告は撤回できない

現オフィスの解約予告の撤回は基本的にできないので注意しましょう。

解約予告は、賃貸契約に基づいて法律的な効力を持つため、解除や変更ができる条件はほとんどありません。

通常、解約通知は退去予定日の3ヶ月～6ヶ月前に通知しなければならないケースが多く、その通知が正式に受理されると、契約が終了する日が確定します。

解約を撤回することは、契約違反となり、賠償責任が発生する場合もあります。

移転が決定する前に、賃貸契約書の内容を再度確認し、解約通知の条件や撤回に関する規定を理解しておくと良いでしょう。

解約予告をする前に、不動産屋に相談して移転先のオフィスを決めておきましょう。

総務とタスクをしっかり共有する

オフィス移転を成功させるためには、総務部門とのタスク共有が不可欠です。

移転に関わる業務は多岐にわたり、関係者全員が協力し合うことが求められます。

特に、総務はオフィス内の設備や契約管理、業者手配など多くの業務を担当するため、事前にタスクを整理し、共有するようにしましょう。

総務と連携を取る際は、移転スケジュール、業者選定、必要な書類や契約内容の確認など、具体的な作業をリスト化しておくと効率的です。

また、移転後もオフィス環境の整備や社員への案内など、総務が担う役割が続きます。

移転作業が円滑に進むよう、密にコミュニケーションを取りながら進めることが大切です。

本店移転登記は手間がかかる

オフィス移転の際、本店移転登記を行う必要があります。

本店移転登記は、単なる住所変更ではなく、法務局への申請や必要書類の準備など、多くの手続きを伴うため手間がかかります。

主な手続きとして、取締役会や株主総会の決議、定款の変更、登記申請書の作成などがあります。

以下は、登録免許税の費用です。

移転の種類	登録免許税
同一管轄内の移転	30,000円
管轄外への移転	60,000円

管轄外の移転はより手間がかかるため、必要に応じて司法書士に依頼を検討しましょう。

オフィス移転の流れを把握してスケジュールを立てよう

当記事では、オフィス移転の流れについて詳しく解説しました。

オフィス移転は、物件探しから契約、内装工事、インフラ整備、移転当日の対応など、さまざまな業務があるため、流れを把握してスケジュールを計画的に立てることが重要です。

また、チェックリストでやることを可視化すると、取り組むべきタスクがわかりやすいです。

オフィス移転の流れを正確に把握し、確実にタスクをこなすことで理想のオフィス環境が実現できるでしょう。