オフィス移転の業者の選び方は？依頼するメリットや費用・注意点について解説

「オフィスの移転業者の選び方は？」

「オフィス移転のメリットは？」

オフィス移転を考えている方にとって、上記のようなお悩みは尽きないでしょう。

オフィス移転の際は、以下のポイントを抑えて業者を選ぶようにしましょう。

当記事では、オフィス移転業者の選び方や依頼するメリットをご紹介します。

選ぶ際の注意点も併せてご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

オフィス移転を業者に依頼する3つのメリット

オフィス移転を業者に依頼するメリットは、以下の3つです。

オフィス移転業者へ依頼すると、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。

以下では、それぞれのメリットについて詳しくご紹介します。

時間やコストを削減できる

オフィス移転の専門業者に依頼すれば、ほとんどの作業を代行してくれるため時間やコストを軽減できます。

また、業者はオフィス移転に関する知識やスキルを有しているため、社内でオフィス移転の準備を行うよりスムーズに作業が進められるという点もメリットだといえるでしょう。

トラブルやリスクについてもあらかじめ対策が取れることから、余計な時間やコストがかからずに済みます。

おしゃれで快適なオフィスを実現できる

オフィス移転業者を利用すれば、おしゃれで快適なオフィスを実現できます。

プロの業者は、オフィスの設計やレイアウトの専門知識を持っており、業種や働き方に最適な空間を提案してくれます。

また、動線の効率化、リラックスできる休憩スペースの導入など、従業員の満足度を高める工夫が可能です。

豊富な経験とノウハウから、自社に合った最適なレイアウトを提案してもらえるのです。

準備方法を教えてもらえる

オフィス移転業者を利用する最大のメリットの一つは、移転準備の方法を専門的にサポートしてもらえる点です。

移転に必要な手続きや段取りは複雑で、どこから手をつければ良いのかわからないことも少なくありません。

しかし、移転業者はスケジュールの作成から必要な書類の手配、家具や機器の移動計画まで、移転に関わる全ての準備を丁寧にガイドしてくれます。

また、チェックリストやアドバイスを提供してくれるため、漏れのない効率的な準備が可能です。

いざという時に専門のアドバイザーがいるというのは、従業員にとっても大きな安心感につながります。

オフィス移転業者の種類

オフィス移転業者は、主に以下の3種類に分類されます。

それぞれの業者の特徴について、以下で詳しく見ていきましょう。

引越し業者

引越し業者は、主に家具や備品の運搬を専門とするサービスを提供します。

多くの引越し業者では、運搬だけでなく、梱包材の提供や解体・組み立てのサポートも行っており、オフィス移転に伴う手間を大幅に軽減してくれます。

一部の業者では、移転後のレイアウト設置や不要品の処分サービスも提供しており、移動距離が長い場合や荷物が多い場合には、引越し業者の利用がコスト面でも効率面でも大きなメリットとなります。

興味のある業者があれば、まずは一度見積りを取ってみることをおすすめします。

移転コンサル

移転コンサルは、オフィス移転に関わる計画から実行までを総合的にサポートする専門業者です。

物件選定やレイアウト設計、予算管理、スケジュール作成など、移転全体をコーディネートしてくれるため、効率的で失敗のない移転を実現できます。

特に、初めての移転や複雑なプロジェクトの場合、移転コンサルの専門知識が大きな助けとなります。

業者間の調整や法的手続きのサポートも行うため、企業は本業に集中できるのも魅力です。

内装工事業者

内装工事業者は、オフィス移転時に新しいオフィス空間をデザインし、機能的かつ快適な環境を実現する専門業者です。

壁や床の仕上げ、照明設置、配線工事など、オフィス内の空間づくりに必要な作業を一手に引き受けます。

移転に伴い、企業のブランディングを反映したデザインや、業務効率を高めるレイアウトを提案してくれるため、単なる移転を超えた価値ある空間づくりが可能です。

オフィス移転にかかる費用

オフィス移転にかかる費用は、主に以下の4つです。

オフィスの移転には、総合すると膨大な費用がかかります。

具体的にどういった部分に費用が発生するのか、以下で詳しく解説します。

引越し費用

オフィス移転にかかる費用の中でも「引越し費用」は大きな割合を占めます。

この費用には、デスクやチェア、書類棚、OA機器などの梱包・運搬作業が含まれ、荷物の量や移動距離、作業時間によって変動します。

また、移転時期が繁忙期に重なると料金が高くなる場合があるため、事前のスケジュール調整が重要です。

さらに、特殊な機器や大型設備の移動には追加費用が発生することもあります。

不用品の処分費用

オフィス移転時には、不要になった家具や設備、備品の処分費用が発生することがあります。

古いデスクやチェア、不要な書類棚、大型OA機器など、処分が必要なものの種類や量によって費用は変動します。

特に、リサイクルが必要な家電や特殊な設備は追加費用がかかる場合もあります。

不用品の処分を効率的に行うには、引越し業者や専門の廃棄物処理業者に依頼するのが一般的です。

新オフィスの初期費用

新しいオフィスの初期費用は、物件契約時に必要な敷金や礼金、仲介手数料などが主な項目です。

敷金や礼金は物件の賃料に応じて異なり、一般的に数カ月分の賃料が必要となります。

また、仲介手数料や保証会社の利用料が追加される場合もあります。

一部の物件では初期費用を抑えられるケースもあるため、不動産業者に相談してみましょう。

内装費用

内装費用は、新オフィスの機能性や快適性を整えるために必要な重要なコストです。

具体的な内訳は、以下のとおりです。

業種やオフィスの規模によっては、会議室や休憩スペースの設計も必要となる場合があります。

これらの費用は、デザインのクオリティや使用する素材によって大きく変動しますが、従業員の働きやすさや業務効率に直結する投資と言えます。

オフィス移転業者の選び方

オフィス移転業者の選び方は、以下の4つです。

業者を選ぶ際は、以下で紹介する項目を抑えておくことが大切です。

それでは、それぞれの項目について具体的に紹介します。

オフィス移転実績のある業者を選ぶ

オフィス移転を成功させるためには、移転実績が豊富な業者を選ぶことが重要です。

実績のある業者は、過去の経験に基づいて移転に必要な手順やスケジュールを的確に把握しており、スムーズな移転を実現してくれます。

また、トラブルの防止策や予期せぬ事態への対応能力も高く、安心して任せられるのが特徴です。

さらに、業種や企業規模に応じた最適な提案をしてくれるため、効率的かつコストを抑えた移転が可能です。

実績の確認方法としては、過去の事例や顧客レビューをチェックするようにしましょう。

アフターフォローの有無を確認する

オフィス移転業者を選ぶ際は、アフターフォローの有無を確認することが重要です。

移転作業が完了した後にも、不具合の修正や追加作業が発生することがあります。

例えば、家具や設備の設置ミス、通信機器の不具合、レイアウト変更などが代表的なケースです。

アフターフォローが充実している業者なら、こうした問題に迅速に対応し、移転後も安心して業務をスタートできます。

事前に契約内容やサポート範囲を確認することが大切です。

価格を複数社で比較する

オフィス移転業者を選ぶ際には、複数社の価格を比較することが重要です。

移転にかかる費用は、引越し作業や内装工事、不用品処分などのサービス内容によって大きく異なります。

一社だけの見積もりでは相場がわからず、適正価格かどうか判断が難しいため、最低でも3社以上の見積もりを取得するのがおすすめです。

複数社を比較することで、自社にとって最適な業者を見つけ、コストを抑えながら円滑な移転を実現しましょう。

サービスの範囲や対応力があるかを確認する

オフィス移転業者を選ぶ際は、提供されるサービスの範囲や対応力を確認することが重要です。

移転業者によって得意分野や対応できるサービスが異なるため、自社の移転ニーズをしっかり伝え、それに対応できる業者を選ぶことがポイントです。

サービスの範囲が広く、対応力のある業者を選ぶことで、移転作業をスムーズかつ効率的に進められる環境を整えられます。

オフィス移転業者を選ぶ際の注意点

オフィス移転業者を選ぶ際、以下の3つに注意しましょう。

オフィス移転を検討する際、選び方だけでなく、注意点も留意しておく必要があります。

以下で詳しく紹介しますので、オフィス移転を失敗しないためにも参考にして下さい。

移転スケジュールに遅延が生じる可能性がある

オフィス移転業者を選ぶ際には、移転スケジュールに遅延が生じる可能性について考慮することが大切です。

特に、繁忙期や予期せぬトラブルが発生すると、作業が遅れる場合があります。

スケジュールの遅延は、業務の中断や顧客対応の遅れにつながるため、事前のリスク管理が必要です。

余裕を持った移転計画を立てることで、突発的な問題が発生しても対応しやすくなります。

想定外の費用が発生する場合がある

移転業者と綿密なすり合わせを行わないと、想定外の費用が発生する可能性があります。

見積もりには含まれていない追加作業や特殊な設備の運搬費、不用品の処分費用など、後から発生するコストが予算を圧迫するケースが少なくありません。

また、移転後に発覚する内装修正や設備設置の不備が、追加の出費につながることもあります。

業者との事前打ち合わせで作業範囲やオプション費用、追加料金の条件を明確にし、書面で残しておきましょう。

見積りを取る際は有効期限に注意する

オフィス移転業者を選ぶ際、見積りを取る際には有効期限に注意することが重要です。

多くの業者では、見積りの価格や条件に有効期限が設定されており、期限を過ぎると価格が変動したり、条件が変更される可能性があります。

特に、繁忙期や季節によって料金が変動しやすい業界のため、見積りの有効期限を確認しておくことで、予算超過を防ぐことができます。

有効期限内に業者と契約できるよう、移転スケジュールや社内承認プロセスを効率的に進めるようにしましょう。

煩雑な手続きもオフィス移転業者に全てお任せ

当記事では、オフィス移転業者の選び方や費用相場、注意点について詳しく解説しました。

オフィス移転の際には、やるべき作業がたくさんあります。

また、ミスや漏れがあれば、その分時間やコスト、手間がかかってしまいます。

そのため、煩雑なオフィス移転作業は、移転業者に依頼しましょう。

レイアウトの決定や内装デザインに関するアドバイスも求められるため、自社内で移転を完結させるのが難しい場合には、まずは業者へご相談ください。

オフィス移転の手続きに関しては以下の記事で詳しく解説していますので、合わせてご覧ください。