オフィス移転の流れ｜具体的なスケジュールや費用・手続きのチェックリストを紹介

「オフィス移転の流れは？」

「オフィス移転では何をやればいい？」

オフィス移転は業務に支障を出さないためにも、綿密な計画を立ててスケジュール通りに作業を行わなければなりません。

オフィス移転は、以下の流れに沿って進めることが大切です。

当記事では、オフィス移転の流れや費用の節約方法について詳しく解説します。

チェックリストも合わせて紹介しますので、ぜひご覧ください。

オフィス移転に適切なタイミング

オフィス移転に適切なタイミングは、4月～9月です。

1月～3月は年明け後に、10月から12月は年明け前に引っ越しをする事務所が多いので繁忙期となっています。

特に3月は決算月で、オフィス移転が一番多くなる時期となっているので避けましょう。

繁忙期の時期になるとオフィスの移転にかかる費用も高騰するので、なるべく繁忙期を避けておくのが吉です。

オフィス移転の流れ

オフィス移転は、以下の流れに沿って進めます。

オフィス移転には事前準備が大切なため、大まかな流れについてよく知っておきましょう。

それぞれやることについて、以下で詳しく解説します。

物件を選定する

オフィス移転で最初に行うべき重要なステップが、物件の選定です。

移転先の物件は、企業の成長や社員の働きやすさに直結するため、慎重に選ぶ必要があります。

まず不動産会社と連携し、条件に合う物件をリストアップします。

内見の際は、周辺環境や将来的な拡張性も確認すると良いでしょう。

また、契約前には賃貸条件や契約内容を細かくチェックし、不明点は必ず解消することが大切です。

物件を確定しコストを算出する

候補物件を絞り込み、最適な物件を確定したら、具体的なコストの算出に取り掛かります。

具体的には、以下のコストを見積もりに含めるようにしましょう。

さらに、移転後の運用コストについても事前に確認しておくことで、長期的な資金計画が立てやすくなります。

コストを適切に見積もるためには、複数業者からの見積もりを比較検討し、予算に見合った選択をすることが重要です。

与条件を設定する

オフィス移転の最初のステップとして重要なのが、与条件を設定することです。

例えば、PCや複合機の設置台数、社員の人数、会議室の必要数、収納スペースなど、具体的な条件をリストアップします。

これにより、オフィスのレイアウトや必要な広さ、設備の選定がスムーズに進められます。

退去の半年前までに現オフィスの解約通知を行う

オフィス移転をスムーズに進めるためには、現オフィスの解約手続きを適切なタイミングで行うことが重要です。

一般的に、オフィス賃貸契約では解約通知は6か月前までに行うことが条件となっている場合が多いため、契約書を確認し、期限を厳守しましょう。

解約通知が遅れると、余計な賃料が発生し、移転計画全体に影響を与える可能性があります。

オーナーや管理会社への連絡は、書面で正式に行うようにしましょう。

新オフィスのレイアウトプランニング

移転先が決まったら、まずは新オフィスのレイアウトプランニングを行いましょう。

どの部署にどの程度のスペースが必要なのか、会議室や応接室にはどの部屋を割り当てるのかなど、実際に使用することを想定して決定します。

レイアウトが完成しなければ後の作業を進めることができないため、移転日の4ヵ月前には決めておく必要があります。

新オフィスの家具選定や発注

オフィスのレイアウトやコンセプトに合わせて、必要な家具を発注しましょう。

新しいオフィスの家具は、働きやすさや職場環境の向上に大きく影響します。

デスクやチェアだけでなく、収納や会議用テーブル、リラックススペースのソファなども検討します。

家具を発注する際は、納品スケジュールを確認し、移転計画全体に遅れが出ないよう調整することが大切です。

現オフィスでの移転準備

現オフィスでの移転準備も、スムーズに移転を進めるためには欠かせません。

具体的には、以下の手順を参考にして下さい。

移転準備には多くの時間を要するため、準備を事前に進めることで、業務への影響を最小限に抑えつつ移転当日の混乱を防ぐことができます。

オフィス移転の案内を実施する

オフィス移転が決定したら、関係者に移転の案内を行いましょう。

案内の遅れや不足は取引先や顧客に混乱を与える可能性があるため、早めに対応することが重要です。

オフィス移転の案内は、移転日の１ヵ月前には発送するのがマナーです。

挨拶状の作成や宛名書きなど、余裕をもって２ヵ月前から準備しておくと良いでしょう。

オフィス移転に伴う各種届け出を行う

オフィス移転に伴い、法的手続きや届け出を適切に行うことは欠かせません。

届け出が遅れると、事業運営に支障をきたす可能性があるため、計画的に対応しましょう。

管轄	届け出内容
法務局	本店移転登記申請書
税務局	事業年度、納税地 その他の変更異動届出書 本店移転登記申請書／給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書
都道府県税事務所	事業開始等申告書
社会保険事務所	適用事業所所在地・名称変更（訂正）届
労働基準監督署	労働保険名称・所在地等変更届、労働基準法に関するものなど
公共職業安定所	事業主事業所各種変更届
郵便局	郵便物届出変更届
消防署	防火管理者選任届

提出のタイミングや提出期限は、届け出によって異なります。

事前にリストを作成し、漏れなく対応することが重要です。

現オフィスの原状回復工事を行う

オフィス退去時には、賃貸契約に基づいて原状回復工事を行う必要があります。

原状回復とは、借りた当初の状態に戻すことを指し、工事内容や範囲は契約書に明記されています。

まず、契約書を確認し、必要な工事内容を把握しましょう。

次に、工事業者を選定し、見積もりを依頼します。

工事のスケジュールは退去期限に間に合うよう調整し、ビルの管理会社にも事前に通知しておくことが大切です。

工事後には管理会社と立ち会いで最終確認を行いましょう。

オフィス移転後にやること

前章ではオフィス移転前のやることについて紹介しましたが、オフィス移転後にもやるべきことがあります。

具体的には、以下の3つです。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

アフターフォローの体制を整える

オフィス移転後のスムーズな業務再開には、アフターフォローの体制が欠かせません。

移転作業が完了しても、電話やインターネットの接続確認、什器や備品の不具合チェック、スタッフの新しい環境への適応状況の把握など、確認すべきポイントは多岐にわたります。

特に、通信機器やシステムの不具合は業務に大きな影響を与えるため、早急に対応できるサポート体制を用意しておきましょう。

竣工図を準備する

オフィス移転後の管理やメンテナンスをスムーズに進めるために、竣工図を準備しておくことが重要です。

竣工図とは、完成したオフィスの設備やレイアウトが詳細に記載された図面で、内装工事や設備配線の正確な情報が記されています。

図面はデジタルデータとして保存し、関係者が必要に応じて閲覧できる体制を整えておくとさらに便利です。

効果検証を行う

オフィス移転後には、効果検証を行うことが重要です。

例えば、社員の満足度や業務の効率性、コミュニケーションの改善が実現されているかをアンケートやヒアリングで確認します。

また、オフィスレイアウトや設備の使用状況を分析し、改善が必要な点を見つけることも効果検証の一環です。

上記のプロセスを通じて、今後の運営方針を見直したり、必要な調整を行ったりすることで、理想的なオフィス環境を維持できます。

移転の成果を可視化し、より良い働き方を実現するためのステップとして、効果検証は欠かせません。

現オフィスでのやることチェックリスト

現オフィスで具体的に何をやればいいか、以下にチェックリスト形式でまとめました。

オフィス移転の際の参考にしてください。

1	希望条件に合った物件をリストアップし内覧を行う
2	物件を選定し契約条件を交渉、契約締結する
3	現オフィスの管理会社に退去通知を提出する
4	新オフィスの内装デザインやレイアウト案を検討する
5	必要な家具や什器を選定し、業者へ発注を行う
6	書類や備品の整理、梱包、不要物の処分を開始する
7	取引先や関係者に移転先住所と日程を案内する
8	法務局や税務署などへの移転住所変更手続きを行う
9	原状回復工事を実施する

オフィス移転の費用を節約する方法

オフィス移転の費用を節約するためには、移転業者に依頼するようにしましょう。

オフィス移転に必要な工程を全て自社内で行うとなると、時間や手間がかかるだけでなく、費用もかかってしまいます。

オフィス移転は業者に依頼した方が、かえって安上がりになることも珍しくありません。

オフィス移転を業者に頼る場合は、一社にまとめて依頼することがおすすめです。

オフィス設計や内装工事、引っ越しの手続きや荷物の移動といった各工程を別々の業者に依頼すると、その都度初期費用がかかります。

費用を節約してオフィス移転をスムーズに行うためにも、全工程を一括で任せられるような業者に依頼すると良いでしょう。

オフィス移転に大切な3つのポイント

オフィス移転に大切なポイントは、以下の3つです。

それぞれのポイントについて、以下で詳しく見ていきましょう。

移転の目的を明確にする

オフィス移転を成功させるには、まず移転の目的を明確にすることが重要です。

目的が不明確なままでは、適切な物件選定やレイアウトプランの策定が難しくなり、結果的に移転後の業務効率や満足度に影響を与える可能性があります。

目的を共有し、全体の目標を意識した計画を進めることで、移転後の効果を最大限に引き出しましょう。

オフィス移転には少なくとも約1年かかる

オフィス移転には、少なく見積もっても約1年かかるということを知っておきましょう。

オフィスの移転は、物件の選定から契約締結、新オフィスのレイアウトプランニングや内装工事、家具の発注、現オフィスの原状回復まで、多岐にわたる工程が含まれます。

特に、希望条件に合った物件を見つけるには時間がかかることが多いため、内装工事や設備工事もスケジュールに余裕を持たせる必要があります。

現オフィスの退去通知は通常6か月前に行う必要があるため、早めの計画が不可欠です。

余裕を持ったスケジュールを組むことで、移転時の混乱やトラブルを防ぐことが大切です。

オフィス要件を整理しておく

オフィス移転を成功させるためには、事前に必要なオフィス要件を整理しておくことが重要です。

新しいオフィスで何を実現したいのかを明確にし、以下のような具体的な条件をリストアップしましょう。

賃料や内装工事費、移転費用などの予算に合った物件を選ぶためにも、これらの要件が指針となります。

要件を明確にしておけば、物件選びやレイアウト設計、移転計画全体がスムーズに進み、移転後の満足度も向上します。

まとめ：オフィス移転はスケジュールを明確にすることが大切

当記事では、オフィス移転の流れについて詳しく解説しました。

オフィス移転は、スケジュールやタスクを明確にすることが大切です。

そのため、当記事を参考に準備を進め、スムーズに移転を完了させられるようにしてください。

オフィスの移転後、速やかに手続きを行う必要のあるのものは以下の記事でもご紹介していますので併せてご覧ください。