オフィス開設の流れは？事務所開設の届出と準備すべき備品を解説

「オフィス開設の流れは？」

「オフィス開設に必要な備品は？」

オフィスを開設する際には、物件の選定から内装工事、設備の導入、事務所開設の届出まで、計画的にスケジュールを立て動きましょう。

また、机や椅子、PCなどの備品を事前に準備することも、スムーズなオフィス開設のために必要です。

当記事では、具体的なオフィス開設の流れや注意点と、事前に揃えておきたい備品や消耗品をご紹介します。

オフィスの開設を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

オフィス開設時にすべきこと

新たにオフィスを開設する際には、まず取り組むべきことは以下の通りです。

詳しく解説しますので、オフィス開設をスムーズに進めるために参考にしてください。

オフィス開設に適したタイミングを見極める

オフィス開設には、開設のタイミングが重要です。

オフィス開設に適したタイミングは、以下の3つです。

まず、賃料が売上の10～20％以内に収まる規模であることが重要です。

新規事業で融資を受ける際には、オフィスを構えることで金融機関からの信用度を高められます。

また、社員の稼働率が高まった場合も開設を検討するべきタイミングです。

上記をもとに、オフィス開設のタイミングを見極めましょう。

事務所の立地条件と面積を検討する

オフィスを開設する際には、事業の運営に適した立地条件とオフィスの十分な面積を考慮しましょう。

特に立地は、社員の通勤の利便性や顧客のアクセスのしやすさ、周辺環境など、さまざまな要素が業務の効率や企業イメージに影響を与えます。

良い物件を選ぶために、以下のポイントを考慮しましょう。

また、オフィスの面積も業務効率に大きく関わる要素です。

会議室や休憩スペースの有無、将来的な拡張の可能性も考慮して計画を立てるとよいでしょう。

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オフィス開設の流れ

オフィス開設の流れは、以下の通りです。

それぞれの項目について、以下で詳しく解説します。

物件探しや書類作成など、法人設立の一連の流れを把握しましょう。

会社設立準備と並行して
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法人の基本事項を決める

オフィスを開設する際、まず法人の基本事項を決めることが必要です。

以下に、法人設立時に決めるべき主な項目をまとめます。

基本事項	詳細
法人名（商号）	会社の名称。登記可能か事前に確認し、ブランディングも考慮する。
事業目的	会社が行う業務内容。定款に記載し、許認可が必要な業種は事前確認を行う。
本店所在地	法人登記に必要な住所。オフィスの場所と一致させるのが一般的。
資本金	会社の運営資金。金額によっては税制優遇や信用度に影響するため慎重に設定。
役員構成	代表取締役や取締役の選任。会社の意思決定に関わる重要なポイント。
決算期	会社の会計年度の締め日。税務や経理の観点から最適な時期を選定。

上記の基本事項は、会社の運営方針や信用度を左右する重要な要素です。

取引先や金融機関からの資金調達にもつながるため、慎重に検討しましょう。

会社の実印を作る

オフィス開設する際には、会社の実印（代表印）を作成する必要があります。

実印は法人登記の際に法務局へ登録し、契約書の締結や銀行取引など、会社の重要な手続きで使用されます。

以下のポイントを押さえておきましょう。

また、令和3年2月15日の商業登記規則等の改正により、会社登記をオンライン申請する場合は印鑑の提出が任意になりました。

しかし、実際には取引や契約の際に印鑑を使用することが多いので、作成することをおすすめします。

参考：オンラインによる印鑑の提出又は廃止の届出について（商業・法人登記）｜法務省

公証役場で定款の認証を受ける

オフィス開設の際には、定款を作成し、公証役場で認証を受ける必要があります。

定款には、会社の基本的なルールや組織運営に関する事項を記載する必要があります。

法律上、必ず記載しなければならない「絶対的記載事項」と、記載すれば効力を持つ「相対的記載事項」、そして任意で記載できる「任意的記載事項」の3種類があります。

以下に記載事項を詳しく説明します。

また、公証役場は全国各地に設置されており、会社の本店所在地に関係なく、どの公証役場でも定款認証を受けることが可能です。

公証役場の所在地は、日本公証人連合会の公式サイトや各都道府県の公証役場協会で確認できます。

参考：公証役場一覧｜日本公証人連合会

出資金を払い入れる

オフィス開設する場合、出資金の払い入れは法人登記の前に行う必要があります。

資本金として払い入れられた金額は会社の運営資金となり、金融機関や取引先からの信用にも影響を与えます。

出資金を払い入れる際、気をつけたいポイントは以下の通りです。

株式会社ではなく合同会社の場合は、定款認証の認証が不要なので、定款作成後すぐに出資金を払い入れましょう。

物件を探す

オフィス開設において、物件探しは非常に重要です。

駅からの距離や周辺環境、広さ、設備などをリストアップすると、優先順位が整理できます。

賃料だけでなく、共益費や契約時の初期費用も考慮し、長期的に無理なく維持できる物件がおすすめです。

また、物件を決定したらレイアウト設計や内装工事、工事業者の手配が必要です。

オフィス環境は、働きやすさや事業の成長に大きく影響を与えるため、慎重に物件を選びましょう。

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法人登記申請の手続きをする

法人登記申請では、必要書類を法務局に提出します。

法人登記の際に提出が求められる主な書類は以下の通りです。

書類名	内容
登記申請書	法人設立の登記を申請するための書類
定款	会社の基本ルールを定めた書類（株式会社は公証役場で認証必須）
発起人の決定書	代表取締役や資本金の額を決定する書類
代表取締役の 就任承諾書	代表取締役が就任を承諾したことを示す書類
印鑑届書	法人の実印を登録するための書類
資本金の 払込証明書	会社の資本金が発起人の口座に振り込まれたことを示す書類
発起人・役員の 印鑑証明書	個人の実印を証明する書類

申請には、窓口・郵送・オンラインの方法があり、申請が受理されると審査を経て登記が完了します。

登記完了までには通常数日から1週間程度かかるため、余裕を持ったスケジュールを立てましょう。

オフィス開設後に必要な手続き

法人を設立し、オフィスを開設した後には、各種届出や申請を行う必要があります。

手続きを行わないと、税務や社会保険の面で不利益を被る場合があるため、早めの対応を心がけましょう。

以下に、必要な手続きを詳しく解説します。

1.法人設立届出書

法人を設立したら、まず最初に税務署へ「法人設立届出書」を提出する必要があります。

法人設立届出書
提出先	税務署、都道府県税事務所、市区町村役場
提出期限	設立後2ヶ月以内（自治体により異なる）
必要書類	定款の写し、登記事項証明書、株主名簿、法人設立届出書

法人設立届出書は、会社の基本情報を税務署に届け出るための書類です。

設立後すぐに提出しないと、税務上の優遇措置を受けられなかったり、税務署からの指導が入る可能性があるため、期限を守るようにしましょう。

また、都道府県や市区町村にも別途提出が必要な場合があるため、事前に確認しておきましょう。

参考：内国普通法人等の設立の届出｜国税庁

2.青色申告の承認申請書

青色申告を利用することで、税務上のメリットを受けることができます。

青色申告の承認申請書
提出先	税務署
提出期限	設立日から3ヶ月以内、または事業年度開始の日から2ヶ月以内
必要書類	青色申告の承認申請書

青色申告を行うことで、欠損金の繰越控除や特別控除などの税制優遇が受けられます。

法人の場合、青色申告をすることで最大65万円の控除が適用されることもあり、節税対策として非常に重要です。

期限を過ぎると、その年度からの適用ができなくなるため、早めに手続きを行いましょう。

3.給与支払事務所等の開設届出書

従業員を雇う場合、給与支払に関する届け出が必要です。

給与支払事務所等の開設届出書
提出先	税務署
提出期限	給与の支払いを開始してから1ヶ月以内
必要書類	給与支払事務所等の開設届出書

法人が役員や従業員に給与を支払う場合、税務署に「給与支払事務所等の開設届出書」を提出する必要があります。

事業主は、従業員の給与から所得税を計算し、天引きしたうえで、従業員に代わって国へ納付する義務があります。

給与支払事務所等の開設届出書を提出することで、源泉徴収した所得税を納めるための用紙を受け取ることができます。

参考：給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出｜国税庁

4.源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書

オフィス開設後は、源泉徴収税の納付を半年ごとにまとめられる特例を申請できます。

給与支払事務所等の開設届出書
提出先	税務署
提出期限	随時（適用を受けたい月の前月末までが望ましい）
必要書類	源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書

通常、源泉徴収した所得税は翌月10日までに納付する必要がありますが、従業員が10人未満の小規模法人は、申請を行うことで納付を年2回（7月10日・1月20日）にまとめることが可能です。

手間を減らし、事務負担を軽減できるため、多くの企業が利用しています。

参考：源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請｜国税庁

5.厚生年金保険および健康保険の新規適用届

法人は、社会保険への加入が義務付けられています。

厚生年金保険および健康保険の新規適用届
提出先	税務署
提出期限	随時（適用を受けたい月の前月末までが望ましい）
必要書類	源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書

法人を設立した場合、たとえ社長1人の会社であっても厚生年金・健康保険に加入する義務があります。

未加入のまま放置すると、後から遡って支払いを求められる可能性があるため、注意が必要です。

従業員を雇用する場合も、給与を支払う前に必ず手続きを済ませておきましょう。

参考：新規適用の手続き｜日本年金機構

6.雇用保険適用事業所設置届

オフィス開設をして従業員を雇う場合、雇用保険の加入が義務付けられています。

雇用保険適用事業所設置届
提出先	ハローワーク
提出期限	従業員を雇用してから10日以内
必要書類	雇用保険適用事業所設置届、労働者名簿、賃金台帳など

1人でも従業員を雇った場合、雇用保険に加入させる必要があります。

雇用保険とは、労働者が失業した際や育児・介護などで働けなくなった場合に、一定の給付金を受け取れる公的な制度です。

企業に雇われる従業員を対象とし、労働者と事業主の双方が保険料を負担する仕組みになっています。

オフィス開設時に必要な設備

オフィス開設時に必要な設備は、主に以下の3つです。

どれもオフィス設立には必須のものになるため、しっかり抑えておきましょう。

電話・FAXの開設をする

オフィスを設立するためには、事務所で使用する電話やFAXを開設するための手続きが必要です。

工事を依頼する業者を選び、事務所内のレイアウトに応じて配置を決めます。

工事にはある程度の期間が必要なため、事務所を開設する日程に合わせてスケジュールを調整しましょう。

社内の通信環境を整備する

オフィスを開設する際に、社内の快適な通信環境は非常に重要です。

オフィスにおいて通信機器は様々であり、以下のような機器が該当します。

近年は、固定電話を設置しない企業もありますが、外部との連絡手段は必須です。

固定電話がない場合は、ChatworkやSkype、Zoomといったツールを用いて連絡を取ることになるでしょう。

クラウドサービスの活用やリモートワークを取り入れる場合、高速で安定したインターネット回線の確保が必要になります。

消防設備を設置する

消防法の定めにより、消火器具やスプリンクラー設備などの設置が義務付けられています。

条件は自治体によっても異なる可能性があるため、事前に所轄の消防署に確認しましょう。

特に、間仕切りなどのレイアウトは消防法による制限を受ける可能性もあるため、注意が必要です。

レイアウトを決める前に、ビルの管理会社や専門の業者への相談を忘れずに行うようにしましょう。

オフィス開設に必要なもの6選

オフィス開設に最低限必要なものは、以下の6つです。

オフィス開設には、職場環境を充実させるために揃えるべきものがあります。

以下で詳しく紹介しますので、参考にしてみて下さい。

事務用品

事務用品は、オフィスを開設するうえで無くてはならないものです。

必要となる事務用品は企業によって異なりますが、基本的には以下が揃っているかを確認しましょう。

今までの業務で使用してきたものをそのまま持ち込んだり、新たに購入したりすると良いでしょう。

新規でオフィスを開設する場合は、上記を参考に事務用品を揃えてください。

オフィス家電

社員が快適に過ごすためには、使い勝手の良いオフィス家電が必要です。

用意しておくべき家電は、以下の通りです。

食品を保管できる冷蔵庫や温かい食事を用意できる電子レンジ、来客用のお茶を用意するための電気ポットなど、生活する上で最低限必要となる家電は用意します。

また、オフィス内を清潔に保つために、空気清浄機や掃除機も忘れずに用意してください。

オフィス家具

デスクやチェアといった業務に関わる家具は、オフィス開設日までに揃えておく必要があります。

家具は、注文したからといってすぐに手元に届くとは限りません。

購入から入手までに日数がかかることもあるので、オフィスレイアウトが決まり次第、すぐに必要なものを注文しましょう。

緊急時の備品

業務に直接関係はありませんが、緊急時の備品もオフィス開設時に欠かせません。

震災が起こって帰宅困難者が出た場合、社内に複数の社員が留まることになります。

東京都では、「東京都帰宅困難者対策条例」が制定されているため、企業には緊急時の備品を備えておく努力義務が発生します。（参考：東京都帰宅困難者対策条例｜東京都防災ホームページ）

東京都に限らず、社員の命や安全を守るためにも、緊急時の備品も忘れずに揃えておきましょう。

会社ロゴ

会社ロゴは、オフィス開設時に非常に重要な要素のひとつです。

会社の顔とも言えるロゴは、ブランドのアイデンティティを確立し、社内外に企業のビジョンや価値観を伝える役割を果たします。

看板や社用車、名刺やホームページなど、さまざまな場面で使用されるので、統一感のあるデザインにしましょう。

また、色やフォントにもこだわってロゴ制作することをおすすめします。

例えば、青は信頼感を、赤は情熱を、緑は成長や自然を連想させるため、企業のイメージに合ったカラーを選びましょう。

プロのデザイナーに依頼することで、より洗練されたデザインに仕上がります。

名刺

オフィスを開設する際に準備すべきものの一つが「名刺」です。

名刺はビジネスの第一印象を決める重要なツールであり、取引先や顧客との関係を築くうえで欠かせません。

名刺のデザインには、会社のロゴや企業カラーを取り入れることで統一感を持たせ、ブランド認知度を高める工夫が必要です。

また、シンプルかつ分かりやすいフォントを選び、読みやすさを重視することも大切です。

裏面を活用して事業内容やQRコードを掲載することで、より多くの情報を伝えることができます。

高級感のある紙を使用したり、エンボス加工や箔押しを施したりすると印象的な名刺になります。

こだわりの名刺を準備し、ビジネスチャンスを広げましょう。

オフィス開設の注意点

オフィス開設の際に留意しておくべき点を、以下の3つ紹介します。

オフィスの開設を失敗しないためにも今の内に注意点を見ておきましょう。

効率の良いオフィスレイアウトか

オフィスを開設する前に確認しておくべきことは、借りようとしているオフィスのレイアウトは効率が良いかどうかです。

賃料だけを見て安いオフィスを借りた方に多い失敗ですが、借りたオフィスが効率の良いオフィスレイアウトにできず業務の効率を下げている方が多くいます。

コピー機や書類棚の位置等スムーズな導線が作れるオフィスを選びましょう。

インフラ整備は早めに連絡しておく

オフィスを開設する前に電話回線やLAN工事は事前に連絡しておきましょう。

電話回線は繋がるのに1か月程度かかるケースもあります。

早めに連絡しておかないとオフィス開設時に電話回線が通っていないということもありえます。

インフラ整備は早めに動いておくのがおすすめです。

共同スペースは綺麗か

オフィスを開設する際は、オフィスの間取りだけでなく共同スペースも確認しましょう。

借りているオフィスの内装やレイアウトは比較的自由に変えられますが、共同スペースは変えられません。

例えばトイレや給湯室といった水回りの共同スペースが汚れていると臭いや虫が発生するので、気分よくオフィスが使えなくなります。

特にトイレは取引先の方も使う可能性があるので注意したいポイントの一つです。

オフィス開設に関する質問集

オフィス開設では「何から手をつければいいのか」「必要な備品や手続きは何か」など、多くの疑問が生じるでしょう。

下記に、オフィス開設に関するよくある質問をまとめます。

これからオフィスを立ち上げる方は、ぜひ参考にしてください。

仕切りのないオフィスのメリットは？

仕切りのないオフィス（オープンオフィス）は、多くの企業で採用されているレイアウトの一つです。

メリットとしては、コミュニケーションが活発になる点です。

仕切りがないことで、社員同士が気軽に会話しやすくなり、情報共有やミーティングがスムーズに行えます。

また、オープンな空間はチームの一体感を高め、社内の風通しを良くする効果もあります。

特に、部署間の垣根を低くし、異なる職種の社員同士が協力しやすい環境を作ることが可能です。

加えて、仕切りが少ない分、オフィスのレイアウトを柔軟に変更できるというメリットもあります。

チーム編成の変更や増員時にも対応しやすく、成長する企業にとって利便性が高いと言えるでしょう。

会社を設立するにはオフィスは必要？

会社を設立する際、必ずしも物理的なオフィスを構える必要はありません。

日本では法人登記をする際に本店所在地の住所が必要ですが、必ずしも賃貸オフィスである必要はなく、自宅やバーチャルオフィスの住所を利用することも可能です。

特に、個人事業主から法人化するケースや、コストを抑えたいスタートアップ企業では、自宅を本店所在地として登記することが一般的です。

最近では、コワーキングスペースやシェアオフィスを利用する企業も増えています。

しかし、顧客対応が多い業種や、社員を採用する場合は、オフィスを持たないと信用してもらえないケースがあります。

事業の性質や予算に応じて、オフィスの有無を検討するのが良いでしょう。

個人事業主と法人ではどちらが得をする？

年収が800万円以下なら個人事業主、800万円以上なら法人化が有利とされることが多いです。

それぞれの特徴を以下に記載しますので、自分に合った業態を選びましょう。

項目	個人事業主	法人（株式会社・合同会社）
設立費用	低い（開業届のみで無料）	高い（登録免許税や定款認証が必要）
税金	所得税（累進課税）	法人税（一定税率）
社会保険	任意加入（国民健康保険・国民年金）	強制加入（社会保険・厚生年金）
信用度	低め	高い（取引先・融資に有利）
経費計上	限度あり	幅広く可能（役員報酬・退職金も計上可）
赤字の繰越	3年	10年
事業の継続性	事業主の死亡で終了	法人として存続可能

法人の方が節税メリットが大きく、社会的信用度も高いため、長期的に事業を続けるなら法人化がおすすめです。

一方、副業や小規模での運営なら、手続きが簡単な個人事業主の方が向いています。

オフィス開設は必要なものを揃えて万全に！

オフィス開設には、各種届出の手続きや必要な備品の準備が欠かせません。

スムーズに業務を開始するためにも、事前に計画を立て、必要な書類や設備をしっかり整えておきましょう。

しかし、オフィス開設に必要な備品はたくさんあり、一度に全て揃えることは難しいかもしれません。

重要度の高い事務用品やオフィス家具・家電から優先的に揃えて、落ち着き次第、インテリアや備品を揃えると準備の負担を軽減できます。

オフィス開設に必要なものだけでなく手続きについても知りたいという方は、以下の記事を参考にしてください。