オフィス移転・事務所移転の流れ｜チェックリストでスケジュール計画

「オフィス移転をする手順は？」

「オフィス移転にかかる期間の目安は？」

オフィス移転・事務所移転には、物件の選定から契約、内装工事、家具の準備、レイアウトの調整など、さまざまな作業が発生します。

オフィス移転にかかる期間の目安は、小規模なら3～4カ月、中規模以上なら6カ月以上が一般的です。

移転の規模や条件によって異なりますが、特に繁忙期や人気エリアでは物件確保に時間がかかることもあるため、余裕を持ったスケジュールを立てることが成功のポイントです。

また、移転に伴う費用やコストを抑えるために、業者の選定や依頼する工事の内容を事前に整理しておく必要があります。

本記事では、オフィス移転の流れをチェックリスト付きで詳しく解説します。

オフィス移転を検討している企業のご担当者様は、業務への影響を最小限に抑えるためにも、ぜひ参考にしてください。

オフィス移転でやることのチェックリスト

オフィス移転を成功させるためには、事前準備から移転後の対応まで、やるべきことをしっかり把握しておくことが重要です。

計画が不十分だと、業務の停止やトラブルの原因になりかねません。

以下に、オフィス移転の際に必要なタスクをチェックリスト形式でまとめました。

移転のスケジュール管理や手続きの抜け漏れを防ぐために、ぜひご活用ください。

ひとつずつ詳しく解説しますので、オフィス移転の際に参考にしてください。

オフィス移転のプロジェクトチームを立ち上げる

オフィス移転の際は、専任のプロジェクトチームを立ち上げる方がスムーズに進められます。

移転には多くのタスクが発生し、各部署と連携しながら計画的に進める必要があります。

以下を参考に、チーム体制を整えましょう。

役割	主な担当業務
プロジェクトリーダー	全体のスケジュール管理、意思決定、進捗確認
総務担当	契約手続き、備品管理、業者対応
IT担当	ネットワーク、PC・電話設備の設置・移設
人事・労務担当	社員への周知、住所変更手続き、働く環境の整備
経理・財務担当	移転コスト管理、予算策定、支払い手続き
現場担当	実際の引越し作業やレイアウト管理

プロジェクトチームを組織し、各メンバーが役割を持つことで、オフィス移転がスムーズになります。

チーム内で定期的に進捗を確認し、問題が発生した際には迅速に対応できるようにしましょう。

オフィス移転のスケジュールを策定する

オフィス移転を円滑に進めるためには、スケジュールを策定し計画的に進めることが重要です。

オフィス移転には、契約手続きや設備工事、引越し作業など多くのステップがあるため、余裕を持ったスケジュールを立てましょう。

以下の表は、一般的なオフィス移転のスケジュール例です。

時期（目安）	主なタスク
6～12ヶ月前	移転計画の立案、プロジェクトチームの設置
3～6ヶ月前	新オフィスの選定・契約、レイアウト設計
2～3ヶ月前	引越し業者・工事業者の選定、IT環境の準備
1～2ヶ月前	社内通知、荷物整理、各種変更手続き
2週間前	内装・ネットワーク工事の確認、最終調整
移転当日	引越し作業、各設備の動作確認
移転後1ヶ月	不具合対応、社員のフォロー

移転計画は、できるだけ早い段階で策定しスケジュール通りに進めることが成功への近道です。

余裕を持った計画を立て、各タスクの進捗管理を徹底しましょう。

オフィス移転の目的を明確にする

オフィス移転を成功させるためには、まず目的を明確にしましょう。

移転にはコストや手間がかかるため、目的をはっきりさせないまま進めると、メリットが得られないことがあります。

よくある移転の目的として、まず「業務効率の向上」が挙げられます。

現在のオフィスが手狭であったりレイアウトが非効率だと、社員のパフォーマンスが低下する原因になるでしょう。

移転を機にオフィス環境を整えれば、業務効率を向上させることができます。

また、「コスト削減」も移転の目的の一つです。

家賃の高いエリアから安いエリアへ移転することで、固定費を抑えることが可能です。

さらに、設備の見直しによって光熱費を削減できる場合もあります。

その他にも、企業の成長に伴う「人員増加への対応」や、「ブランドイメージの向上」を目的とするケースもあります。

移転の目的を決めると、自然とやるべきことが明確になるでしょう。

現オフィスの解約予告をする

オフィス移転には、現オフィスの「解約予告」が必要です。

賃貸契約では通常、解約の何ヶ月前までに通知すべきかが定められており、守らないと違約金が発生する場合があります。

以下を参考に、オフィス賃貸解約の流れを確認しましょう。

項目	詳細
通知期限	多くのオフィス契約では6ヶ月前が一般的
通知方法	書面による通知が基本（電話連絡のみは不可の場合が多い）
原状回復義務	退去時にオフィスを元の状態に戻す義務がある
違約金の有無	契約期間内の解約は違約金が発生する可能性あり
敷金・保証金	退去時に返還されるが、原状回復費用が差し引かれることが多い

解約予告のタイミングを誤ると、新オフィスへの移転が完了しても現オフィスの契約が残り、二重賃料を多く支払うことになります。

契約内容を不動産管理会社に確認し、計画的に手続きを進めましょう。

原状回復工事や費用について確認する

オフィス移転に伴い、賃貸契約で定められた「原状回復工事」が必要となることが一般的です。

原状回復とは、オフィスを借りたときの状態に戻す工事を指し、撤去費用や修繕費用が発生します。

原状回復工事の主な箇所と費用は以下の通りです。

主な項目	内容	費用目安（1㎡あたり）
壁・天井の補修	壁紙の張り替えや塗装、穴の補修	2,000～5,000円
床の補修	カーペットやフローリングの張り替え	3,000～10,000円
照明設備の撤去	特殊照明の取り外しや交換	5,000～20,000円
配線・設備撤去	LAN・電話配線やエアコンの撤去	5,000～15,000円
不用品処分	残置物の撤去・処分	10,000円～（一式）

原状回復工事の費用は、オフィスの広さや契約内容によって大きく変動します。

事前に確認し、コスト削減できる部分はないか検討しましょう。

新オフィスの物件を決定する

新オフィスの物件選びは、立地や設備、コストなど、さまざまな要素を総合的に判断しなければなりません。

以下のポイントを押さえて、最適な物件を選びましょう。

新オフィスの選定は、業務の効率や従業員の働きやすさにも影響を与えます。

良い条件に全て当てはまる物件は少ないですが、長期的な視点で慎重に検討しましょう。

内装やレイアウトを決める

新しいオフィスの内装やレイアウトを決める際には、動線を工夫したり家具・色彩にこだわって、従業員が働きやすい環境を整えましょう。

まず、オフィスのレイアウトは業務の流れに沿った形で設計する必要があります。

たとえば、頻繁に打ち合わせを行う部署がある場合は、会議室やミーティングスペースを近くに配置することで効率が向上します。

また、個人作業が多い職場では集中できる環境を整えることが重要です。

内装デザインも重要な要素で、オフィスの雰囲気は、壁や床の色、照明の種類によって大きく変わります。

また、適切な照明を選ぶことで、目の疲れを軽減し、快適な作業環境を作ることができます。

オフィスの内装やレイアウトは、ただの空間設計ではなく、働く人々のパフォーマンスに直結する重要な要素です。

ネット・電話回線の手配をする

オフィス移転に伴い、インターネットや電話回線の手配は早めに進める必要があります。

回線工事には時間がかかることが多いので、移転後すぐに業務を開始するために、以下の流れでスムーズに手続きを進めましょう。

項目	内容	目安期間
現オフィスの 契約確認	移転に伴う解約や移転手続きが可能か確認	移転の2～3か月前
新オフィスの 回線環境	光回線が利用できるか、工事が必要か確認	移転の2か月前
新規回線の 契約・工事手配	事業者を選定し、申し込みを行う	移転の1.5～2か月前
電話番号の 継続・変更	番号ポータビリティの有無を確認	移転の1か月前
機器の準備	必要なルーター機器などの購入	移転の2週間前
接続テスト	回線が正常に動作するか確認	移転の直前

電話番号の継続可否や回線速度の確認なども事前に行い、業務に支障が出ないよう準備を進めることが大切です。

備品・什器の購入または処分計画を立てる

オフィス移転では、備品や什器の購入・処分計画を立てる必要があります。

不要なものを処分し、新しいオフィスに適した家具・設備を整えることで、快適で効率的な職場環境を構築できます。

以下の流れを参考に、計画的に進めましょう。

不要な備品・什器の処分をするには、リサイクル・買取業者を利用したり、自治体の粗大ごみ回収を利用したりしましょう。

不要なものを減らし、新しいオフィスに心地よい環境を整えることで、移転後の業務効率を高めることができます。

引越し業者を選定する

オフィス移転をスムーズに進めるためには、信頼できる引越し業者を選びます。

業者ごとに料金やサービス内容が異なるため、事前に比較することをおすすめします。

以下の表を参考に、選定のポイントを押さえておくことが大切です。

比較ポイント	確認すること	ポイント
料金	基本料金・追加料金の有無を確認	見積もりを複数社で比較する
サービス内容	荷物の梱包・開梱、レイアウト設置の有無	不要なサービスが含まれていないか確認する
損害補償	什器や機器の破損時の補償があるか	保険の適用範囲を事前に確認する
スケジュール	移転希望日に対応可能か	繁忙期は早めの予約が必要
対応実績	オフィス移転の経験が豊富な業者か	実績や口コミをチェックする

費用やサービス内容を比較し、トラブルを防ぐために契約内容をしっかり確認しましょう。

従業員へオフィス移転を周知する

オフィス移転をスムーズに進めるためには、従業員へ移転の目的や背景を明確に伝えることが重要です。

例えば、事業拡大や働きやすい環境づくりといった理由を説明することで、従業員の理解を深めることができます。

新オフィスの所在地や最寄り駅、移転日などの基本情報も併せて伝えるとよいでしょう。

次に、移転作業のスケジュールを共有し、業務に与える影響を事前に伝えます。

移転直前には、エントランスの入退館手続きや会議室の利用ルール、郵便物の受け取り方法などを事前に説明し、移転後すぐに業務を開始できるよう準備をします。

従業員へ周知し、混乱を最小限に抑え、円滑にオフィス移転を実現させましょう。

取引先にオフィス移転をお知らせする

オフィス移転の取引先へのお知らせは、業務に支障をきたさないよう計画的に行いましょう。

まず、新オフィスの住所や連絡先が確定した段階で、取引先への通知方法を決めます。

一般的には、メール、郵送、電話などの手段を使い分けますが、重要な取引先には直接訪問して報告すると、信頼関係をより深めることができます。

お知らせの内容には、新住所、電話番号、移転日、業務開始日を明記し、必要に応じて地図やアクセス方法を添付すると親切です。

また、移転に伴う業務への影響や休業期間がある場合は、事前に伝えておくと取引先の混乱を防ぐことができます。

通知のタイミングは、一般的に移転の1～2カ月前が適切です。

急な移転や直前の連絡では、取引先に迷惑をかける可能性があるため、余裕を持ったスケジュールで進めましょう。

移転先オフィスで施主検査を行う

新しいオフィスでの施主検査で、品質や施工状態を確認し、問題があれば修正を依頼します。

施工会社から引き渡しを受ける前に、各項目をチェックし、不具合がないかを慎重に確認しましょう。

施主検査項目	確認内容
内装	壁や天井の仕上がりに汚れや傷がないか、塗装やクロスの剥がれがないか
床	フローリングやカーペットの傷、浮き、剥がれがないか
ドア・窓	開閉がスムーズか、鍵が正常に作動するか、隙間風がないか
電気設備	照明やコンセントが正常に機能するか、スイッチの不具合がないか
空調設備	エアコンの動作確認、風量や温度調整が適切にできるか
給排水設備	トイレやシンクの水漏れがないか、水の流れがスムーズか
通信設備	LAN配線や電話回線が正しく設置されているか

施主検査後、問題点は書面で記録し、引き渡し前に確実に対応してもらいましょう。

引っ越しの搬出と搬入に立ち会う

オフィス移転の際、引っ越し業者による搬出と搬入の作業に立ち会うことをおすすめします。

引っ越しに立ち会うことで、荷物の取り扱いや配置が指示通りか確認でき、トラブルを未然に防ぐことができます。

搬出の際は、精密機器や重要書類は慎重に扱われているか確認し、破損や紛失がないように管理しましょう。

また、オフィスビルの共用部分に傷がつかないよう、保護材が使用されているかも確認します。

万が一、破損や不備があれば引っ越し業者と対応策を協議し、移転後の業務に支障が出ないようにすることが大切です。

オフィス移転後に発生する業務

オフィス移転が完了しても、すぐに通常業務に戻れるわけではありません。

オフィス移転後に発生する業務を以下に紹介します。

詳しく解説しますので、移転後も円滑に業務を進めるために参考にしてください。

銀行口座やクレジットカードの登録情報の変更

オフィス移転後には、業務環境を整えるだけでなく、銀行口座やクレジットカードの各種登録情報の変更手続きも必要になります。

以下に、主な業務内容とポイントをまとめました。

変更すること	詳細
銀行口座 登録情報	法人銀行口座の登録住所を新オフィスの所在地に変更する
クレジットカード 登録情報	会社名義のクレジットカードの請求先住所や登録情報を更新する
請求書の住所	取引先への請求書や領収書に記載する住所を新オフィスのものに修正する
社内ツール 登録住所	電子決済サービスやクラウドツールなどの請求先情報を更新する

上記の手続きを怠ると、重要な書類や請求書が旧オフィスに送付されたり、支払い処理が滞ったりする場合があります。

移転直後に速やかに登録情報を変更することが大切です。

関係各所への手続き

オフィス移転後には、関係各所への住所変更手続きを速やかに行う必要があります。

特に、法人登記や税務関連の手続きは期限が決められているものも多いため、漏れなく申請するようにしましょう。

以下に、主な提出先と手続き内容をまとめました。

提出先	手続き内容	提出期限・注意点
法務局	本店所在地変更登記	移転後2週間以内に申請
税務署	異動届出書の提出	移転後速やかに提出（期限の定めなし）
都道府県税事務所	事業所所在地の変更届	各自治体の定める期限内に提出
市区町村役場	事業所所在地の変更届	自治体によって手続きの有無が異なるため要確認
年金事務所	健康保険・厚生年金の適用事業所所在地変更届	移転後5日以内に提出
労働基準監督署	労働保険（労災保険）の所在地変更届	速やかに提出
ハローワーク	雇用保険適用事業所変更届	速やかに提出

手続きを忘れると、法的な問題が発生したり、行政機関とのやり取りが滞ったりする可能性があります。

法務局では、本店移転の登記をオンラインでも受付していますので、検討してみましょう。

必要な手続きを確認し、期限内に提出するようにしましょう。

参考：法務局｜商業・法人登記申請手続

オフィス移転に関するよくある質問集

オフィス移転は、多くの準備や手続きが必要となるため、不安や疑問を抱える企業も少なくありません。

下記に、オフィス移転に関してよく寄せられる質問を紹介します。

詳しく説明しますので、オフィス移転を成功させるヒントとしてお役立てください。

オフィス移転のメリットは何ですか？

企業の成長やテレワークなどの働き方の変化に伴い、オフィス移転を検討する企業が増えています。

オフィス移転のメリットを以下に挙げます。

オフィス移転にはコストや手間がかかるものの、入念に計画・実行することで多くのメリットを得ることができます。

オフィス移転コンサルを使った方がいいですか？

現状の業務が忙しい場合は、オフィス移転コンサルタントを活用することをおすすめします。

オフィス移転は、単なる引っ越しではなく、企業の成長戦略や働きやすい環境づくりに直結する重要なプロジェクトです。

物件選定やコスト管理、レイアウト設計、工事業者選定など、専門的な知識が求められるため、オフィス移転コンサルタントを活用すれば効率的に移転を進めることができます。

コンサルタントは、条件に合った物件の提案や、コスト削減のアドバイス、移転計画の策定などを行います。

また、各種手続きやスケジュール管理も代行してくれるため、業務への影響を最小限にすることができるでしょう。

オフィス移転が多い時期はいつですか？

オフィス移転は年間を通じて行われますが、特に移転が集中しやすい時期があります。

以下のように、年度末や上半期の終わりにあたる時期に移転が増える傾向があります。

時期	特徴・理由
3月～4月	企業の決算期や新年度に向けた移転が増加。人事異動や組織改編に伴い、オフィスの最適化を図るケースが多い。
9月～10月	上半期の締めに合わせた移転。特に10月は新規プロジェクト開始や再編成のタイミングとして利用されることが多い。
12月	年末に向けた業務の区切りとして移転を実施。繁忙期を避け、翌年の業務をスムーズに進めるための準備として選ばれる。

上記の時期はオフィス物件の需要が高くなり、物件選びや業者手配の競争が激しくなるため、移転を検討している場合は早めに計画することをおすすめします。

オフィス移転の問題点は何ですか？

オフィス移転は企業の成長や業務効率化に寄与する一方で、多くの課題も伴います。

計画が不十分だと、コスト超過や業務の混乱を招く可能性があります。

以下に、主な問題点を整理しました。

問題点	詳細
コスト負担	物件取得費、内装工事費、引越し費用など多額の費用がかかる。想定外のコストが発生することもある。
業務への影響	移転準備や当日の作業で一時的に業務が停滞し、売上や生産性に影響を及ぼす可能性がある。
物件選定の難しさ	立地や賃料、設備の条件を満たす物件を見つけるのが難しく、時間がかかる。
従業員の適応問題	新しい通勤経路や職場環境への適応に時間がかかることがある。
スケジュール管理	移転のタイミングを誤ると業務に支障をきたし、社内外の混乱を招く。

上記の問題を回避するためにも、オフィス移転プロジェクトの進捗を都度確認しましょう。

オフィス移転をスムーズに成功させるにはスケジュール計画が重要

オフィス移転は多くの工程が関わるため、計画なしに進めると業務の停滞や予算オーバーなどのトラブルを招く可能性があります。

オフィス移転の成功の鍵となるのは、綿密なスケジュール計画です。

移転の6か月前から計画を立てることが理想的です。

3～4か月前にはレイアウト設計や業者選定を行い、移転作業に向けた準備を進め、直前の1か月は、引っ越し準備や社内外への周知を徹底し、当日の混乱を避けるようにしましょう。

スケジュール管理を徹底し、業務への影響を最小限に抑え、オフィス移転を成功へと導きましょう。