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事務所移転の豆知識。お知らせやお祝いの方法を徹底解説

事務所移転の豆知識。お知らせやお祝いの方法を徹底解説

事務所移転には様々な手続きや契約が伴うものです。

またそれだけではなく、社内外への周知や他社が移転する際にはお祝い等もしなければなりません。

今回はそんな事務所移転に関して必要な豆知識をご紹介します。

 

事務所移転のお知らせ、挨拶の方法とは?

オフィス移転01

自社の事務所移転が決まったら、社内外への周知を行います。

これはそれほど難しいことではありません。

社内では全員が目を通すものに、必要な情報を掲載すればいのです。

ミーティング等で配布される資料の一枚として、社内ツールを使ってなど方法は様々です。

 

社外への通知は畏まったもので

オフィス移転02

注意しなければならないのは、社外へのお知らせです。

特に継続的な取引を行っている得意先や、お世話になっている企業にも事務所移転の事実を伝えるため、やはり正式な文書として送付する必要があります。

自社にとっても事務所移転後の業務がスムーズに進むよう、社外にお知らせする必要があります。

社外(他社)へのお知らせで明記すべきこと

社外(他社)へのお知らせでは必ず明記したいことが3つあります。

  1. 「日頃のお礼」
  2. 「事務所移転に関するお知らせ(住所、電話番号、営業開始日など)」
  3. 「今後の変わらぬお付き合いのお願い」

1と3は正式な文書としては当然のビジネスマナーになります。

2に関しては、他社の勘違いを招くことのないよう、新住所や電話番号、その新事務所で営業を開始するのはいつなのかをはっきりと明記します。

また、文書送付の時期についてですが、移転の直前であると他社の混乱も招きかねないため、遅くとも1~2か月前には送付しておくようにしましょう。

 

他社の移転に際して

オフィス移転03

ここまで自社の移転にまつわるお知らせのお話をしましたが、ここからは他社の移転に際してのお祝いについてです。

他社から事務所移転のお知らせを受けた場合、対応は3つに分けられます。

  1. 品物を贈る
  2. 電報を送る
  3. 何もしない

これについてご説明していきます。

 

品物を贈る

オフィス移転 贈り物

出典:幸福の胡蝶蘭屋さん

継続的な取引や深いお付き合いのある会社の移転に際しては、やはり何かを贈るべきでしょう。

一般的には胡蝶蘭という花を贈ることが有名です。

胡蝶蘭には「幸運が舞い降りる」といった花言葉があるため、縁起の良さを連想させるため、多くの会社に贈り物として選ばれています。

その他にも、オフィス専用のカタログギフトなどを使い、より実用的なものを贈る会社もあるようです。

 

電報を送る

物を贈るほどでもないお付き合いの会社の移転のお知らせに対し、何もしないのは気が引けるという場合は、電報で留めておくのもいいでしょう。

 

何もしない

事務所移転には事業縮小のための移転も存在します。

それに対してのお祝いは失礼に当たるため、特に何もしないことが得策です。

 

マナーを守ったお知らせ、お祝いを

今回はより実務的な社外へのお知らせや他社の事務所移転に対するお祝いについてお話ししました。

自社の事務所移転であっても他社のそれであっても、今後もお付き合いのある会社であることに変わりはないのですから、失礼のないようにしなければなりません。

そんな事柄にお悩みの方はぜひご参考にして頂きたいです。

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