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オフィス移転のお悩み解消!お祝いメールの送り方や返信方法をご紹介

オフィス移転のお悩み解消!お祝いメールの送り方や返信方法をご紹介

オフィスの移転に伴うお祝いメールやそれに対する返信は、スマートに行いたいものです。

お得意先や取引先へのメールとなると、長文になったりカジュアルな表現になったりしますが、本当にそのまま送信しても大丈夫でしょうか?

要点をきちんと押さえたメールで、今後も良好な関係を築いていきましょう。

今回は、オフィス移転のお悩みで多くあがるお祝いメールの送り方、そして自社に向けてお祝いメールをいただいた際の返信方法についてご紹介します。

オフィス移転のお祝いメールで押さえておきたいポイント

お祝いのタイミング

お祝いメール01

お祝いメールと聞くとどうしても文面に気を取られがちですが、まずはお祝いを送るタイミングを考えます。

オフィス移転の当日は引越しをしている可能性がおり、目を通したり品物を受け取ったりするのが手間になる場合があります。

メールの準備は早めにして置いてもいいですが、お祝いが届くのは移転の翌日にしておいた方がいいでしょう。

オフィス移転のパーティーなどが開催される場合は、その日程に合わせると良いかもしれません。

メールでの使用を避けるべき言葉

お祝いメール02

メールや挨拶には使っては行けない表現というものがあります。

オフィス移転のお祝いメールや電報では、以下の言葉は縁起が悪いので使用を慎みましょう。

火事を連想させる言葉 赤、火、燃える、焼ける、煙、灰
衰退を連想させる言葉 さびれる、錆びる、詰まる、枯れる、傾く、落ちる、失う、
閉まる、倒れる、負ける、飛ぶ、壊れる、つぶれる

お祝いが必要のないケース

事業の縮小や会社の業績悪化に伴うオフィス移転の場合は、お祝いメールは控えるべきでしょう。

オフィス移転を耳にしたからといって、必ずしもお祝いを送らなければいけないとは限りませんので、判断が難しい場合は、上司の指示を仰ぎ慎重に対応したいところです。

お祝いに対するお礼

逆に、自らがオフィス移転をした場合は、お祝いメールやお祝いの品を受け取ることになります。

お礼をする場合にも、基本的には上記のポイントを押さえながらメールを作成しましょう。

お祝いをしてくださったことに対する感謝、新拠点で頑張っていくので今後ともよろしくお願いしますという旨を気持ちを込めて簡潔に書ければ問題ありません。

1番大切なのは相手の立場に立つこと

オフィス移転に伴うお祝いメールを作成する時に1番求められるのは、相手の立場で考える精神です。

いつメールが届けば落ち着いて目が通せるかなど、相手目線で考えることができれば自ずと配慮ができます。

文面に関しては最低限のルールを守りつつ、サイトに掲載されている定型表現などを活用してみましょう。

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