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オフィス移転の成功のカギ!段取り良く進める方法とは?

オフィス移転の成功のカギ!段取り良く進める方法とは?

オフィス移転は企業にとっての一大イベントと言っても過言ではないでしょう。

しかし、日程の決定や機材の異動をどうすれば良いのかわからない方も多いのではないでしょうか?

オフィス移転を成功させるためには段取り良く行うことが重要です。

今回はオフィス移転を段取り良く行うための方法をご紹介します。

まずは綿密に計画を立てることが重要

オフィス移転を成功させるポイントとして事前に計画を立てておくことが重要です。

予め計画を立てておけば、段取り良く移転作業に移ることができます。

では何の計画を立てるのが必要なのか。

それを一つずつ解消していきたいと思います。

担当者を決める

オフィス移転を段取り良く行うにはオフィス移転の担当者を決めると良いでしょう。

移転のスケジュールや業者選定を分割するよりも一人決めたほうがスムーズに物事が進みます。

ただ一人で全てを決めるのは負担が大きいので周囲の協力が必要になります。

リーダーを一人決め、リーダーを中心に周囲も協力するという体制が望ましいでしょう。

日程を決める

オフィス移転で最も重要な事項は移転の日程です。

レンタルオフィスの場合、移転が決まれば管理会社にいつ移転するかを報告しなければいけません。

また、移転の日程を決めてしまえば、それに合わせて段取りを考えて準備を進めることができます。

オフィス移転が決まれば、いつ移転するのかを明確にすることが移転を段取り良く行うためのポイントになるでしょう。

引越し業者を決める

オフィスの移転は大きな機材を運ぶため、従業員だけでは行えません。

そのため引越し業者に作業を行う必要があります。

業者によって同じ作業量でも金額や品質は様々ですので、複数の業者を比較して一番良い業者を決めると良いでしょう。

業者選定の成功がオフィスの移転成功へと導きます。

また、業者の作業範囲が、搬出搬入だけなのか、梱包も行ってもらえるのかなどもしっかりと確認しておく必要があります。

事務処理を進める

オフィス移転の際には関係官庁への届け出が必要となります。

例えば法務局に移転の登記、税務署に異動届出書を提出しなければなりません。

他にも企業サイトの記載住所の変更や新しい住所での名刺の作成など社内での手続きが必要です。

Webサイト運営や印刷物を他の企業に任せているという場合は早めに連絡をして、遅れが出ないように手続きを進めましょう。

段取りを決めて適切な事務処理を進めていきましょう。

計画を立ててスムーズなオフィス移転を

さて、ここまでオフィス移転を段取り良く進めるために必要な要素を並べてきました。

オフィス移転の際には様々な手続きが必要となります。

やるべきことが多いからこそ綿密に計画を立てることが必要です。

計画性を持って段取り良くオフィス移転を進めてください。

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