オフィス移転の業者の選び方とは？依頼するメリットや選ぶ際の注意点について徹底解説
2023年11月27日
引っ越しだけなら自社内でできると考える方もいますが、オフィス移転は一般的な引っ越しよりも手続きや準備に手間がかかります。
通常業務をしながらオフィス移転の作業を行うとなると、従業員全員に大きな負担がかかってしまうでしょう。
今回は、業者へ依頼しようか否か迷っているという方に向けて、オフィス移転の専門業者に依頼するメリットをご紹介します。
業者の選び方や選ぶ際の注意点も併せてご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
CONTENTS
専門業者へ依頼すると、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。オフィス移転業者へ依頼するメリットをご紹介します。
移転の際には、旧オフィスの解約手続きや新オフィスの契約手続き、行政機関への届け出や内装工事の手配など、やらなければならない作業がたくさんあります。
オフィス移転の専門業者に依頼すればほとんどの作業を代行してもらえるため、従業員の負担を軽減できます。
また、業者はオフィス移転に関する知識やスキルを有しているため、社内でオフィス移転の準備を行うよりスムーズに作業が進められるという点もメリットだといえるでしょう。
トラブルやリスクについてもあらかじめ対策が取れることから、余計な時間やコストがかからずに済みます。
オフィス移転で問題となるのが、レイアウトの決定です。
デスクやOA機器といったアイテムは、動線を考えて設置場所を決めなければなりません。
設置場所が悪ければ不便なだけでなく、動線が限定されて作業効率もダウンしてしまいます。
また、内装のデザインが優れたものでなければ、従業員の業務に対するモチベーションも下がってしまうでしょう。
オフィス移転の専門業者は、ただ移転計画を取り決めて準備を促すだけでなく、レイアウトの決定に関してもアドバイスをくれます。
豊富な経験とノウハウから、自社に合った最適なレイアウトを提案してもらえるのです。
オフィス移転の計画が決まったとしても、何から手をつければ良いのかわからないという方は少なくありません。
オフィス移転は何度も経験するものではないため、手続き一つでも書類の記入方法や提出方法がわからずに、作業の手が止まってしまうことがあるのです。
オフィス移転業者には、準備方法で不明な点があれば、その都度アドバイスを求められます。
業者側も事前に準備方法を指示してくれるので、スムーズにオフィス移転を完結させられるでしょう。
いざという時に専門のアドバイザーがいるというのは、従業員にとっても大きな安心感につながります。
業者へ依頼するメリットはわかりましたが、どのようなポイントに注意して選べば良いのでしょうか。失敗しないオフィス移転業者の選び方をご紹介します。
業者によって、提供しているサービスは異なります。
書類申請の方法は教えてくれても、実際の手続きまでは請け負ってくれない業者もあれば、書類申請の手続きを丸ごと請け負ってくれるような業者も存在します。
オフィス移転業者を選ぶ際には、どこまでお願いできるのか、サービスの充実度をチェックしておくことが大切です。
特にチェックしておきたいのが、トラブル時の対処方法についてです。
オフィス移転では、書類の申請期限を過ぎてしまった、原状回復に関してオーナーと折り合いがつかないなど、思わぬトラブルが発生することもあります。
オフィス移転業者はどこまでトラブルに対処してくれるのか、事前にチェックしておきましょう。
オフィス移転は通常業務と並行して行わなければならないため、いかにスムーズに完結させられるかという点がポイントとなります。
オフィス移転業者を選ぶ際には、実績や評判をチェックしておきましょう。
実績が豊富で評判の良い業者は、スムーズに移転作業を進められるだけでなく、複雑なトラブルにも対処できる可能性が高いです。
また、デスクやOA機器の搬入だけでなく、設置や接続といった細かい作業もお願いできる可能性が高いので、経験が豊富な業者へ依頼しておくと安心です。
公式ホームページや公式SNSをチェックして、実績や評判を確認してみましょう。
オフィス移転業者を選ぶ際には、1社の情報だけを見て決めるのではなく、複数の会社の情報を比較してみましょう。
業者によって費用やサービスの範囲、オプションの有無が異なります。
複数の業者に行ってほしい作業を伝えた上で、相見積もりを取ってください。
見積もりの費用を比較してみて、最も費用対効果が高いと思える業者に依頼すると良いでしょう。
見積もりを取る際には、有効期限に注意してください。
見積もりには有効期限が記載されていて、期限を過ぎてしまうと見積もりの金額が変わってしまうことがあります。
見積もりを取った場合は、いつまで有効なのかといった点を忘れないように注意しましょう。
オフィス移転の際には、やるべき作業がたくさんあります。
また、ミスや漏れがあれば、その分時間やコスト、手間がかかってしまいます。
煩雑なオフィス移転作業は、専門業者に依頼しましょう。
オフィス移転の知識やスキルを持つ専門業者なら、自社の移転作業をスムーズに完結させられます。
レイアウトの決定や内装デザインに関するアドバイスも求められるので、自社内で移転を完結させるのが難しい場合には、まずは業者へご相談ください。
オフィス移転の手続きに関しては、下記をご覧ください。
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