オフィス移転で必要なものは？手続きとやることチェックリストを紹介

「オフィス移転に必要なものは？」

「オフィス移転のマニュアルは？」

オフィス移転には「法務局への移転登記」や「各種届出書・申請書の提出」など、法律上の手続きと実務の準備が不可欠です。

特に法人登記を行っている場合は、法務局への事務所移転登記が必須となり、必要な書類や手続きの漏れがあると、行政処分や取引停止のリスクも生じます。

さらに、移転に伴う住所変更の届出や申請は、税務署・社会保険事務所・取引先など多岐にわたるため、事前にチェックリストを作成し、ひとつずつ確実に対応することが大切です。

本記事では、オフィス移転に必要なもの、手続きの流れ、やるべきことのリストを時系列にわかりやすくまとめました。

理想的なオフィスに引っ越すために、ぜひ参考にしてください。

オフィス移転に必要なものチェックリスト

オフィス移転に必要なものをチェックリスト形式で紹介します。

オフィス移転は単なる引っ越しではなく、事業運営に直結する大きなプロジェクトです。

準備不足があると、業務の停滞やトラブルを招く可能性があるので、以下のオフィス移転に必要なものを確認し用意しておきましょう。

上記の書類や物品の準備を忘れないように各部署と連携し、タスクとスケジュールを明確にしておきましょう。

チェックリストを活用して一つずつ丁寧に確認しながら進めることで、移転後の混乱を最小限に抑え、スムーズな新オフィスでのスタートが切れるはずです。

オフィス移転の1年前までにやることリスト

オフィス移転の1年前までにやることは以下の5つです。

オフィス移転のおよそ1年前までに、社内の各部署と連携し、移転に向けた要望や課題をヒアリングしておきましょう。

順に説明しますので、オフィス移転の第一歩の参考にしてください。

移転の目的と課題を明確にする

オフィス移転を成功させるためには、まず「なぜ移転するのか」という目的を明確にすることが不可欠です。

たとえば、業務拡大によるスペース不足、従業員の働きやすさ向上、コスト削減、立地条件の見直しなど、企業によって移転の背景はさまざまです。

加えて、現在のオフィスで抱えている課題も洗い出します。

レイアウトの非効率性、老朽化、アクセスの悪さなどを具体的に洗い出すことで、移転先に求める条件や優先順位がはっきりします。

目的と課題を整理することで、物件選定や移転計画の方向性がぶれにくくなり、社内の意思統一も図りやすくなります。

現在のオフィスの解約条件を確認する

オフィス移転を検討する際、確認しておきたいのが現在のオフィスの賃貸契約に関する解約条件です。

契約内容によっては、解約予告の期限や原状回復の義務、違約金の有無などが設定されており、見落とすとスケジュールに影響を及ぼしたり、余計な費用が発生したりする可能性があります。

以下のポイントを早めにチェックし、移転計画に反映させましょう。

項目	確認ポイント
解約予告期間	解約の何か月前までに通知が必要か（例：6か月前通知など）
原状回復の範囲	どこまでの修繕・撤去が求められるか（壁紙、床材、間仕切りなどの復旧範囲）
解約違約金の有無	契約期間途中での解約に対してペナルティが発生するか
解約手続きの方法	書面での通知が必要か、特定のフォーマットがあるか、貸主との打ち合わせが必要かなど
保証金・敷金	解約時に返金されるか、原状回復費用として差し引かれる可能性があるか

上記の条件は、契約書に明記されていることが多いため、移転の検討段階で必ず確認しましょう。

必要に応じて管理会社や貸主に問い合わせます。

オフィス移転のスケジュールを決める

オフィス移転の際は、早い段階で全体スケジュールを策定します。

移転は多くの関係者と作業が関わるため、準備期間の確保や各工程の役割分担を明確にすることで、トラブルを回避できます。

移転の1年前には、おおまかなタイムラインを作成し、いつ・何を・誰が行うのかを整理しておくと安心です。

スケジュールを決める際の主なポイントは以下の通りです。

スケジュールは一度決めたら終わりではなく、状況に応じて柔軟に見直しましょう。

実現可能で現実的な計画を立てることで、関係者全体が同じ目標に向かって動きやすくなります。

移転先のオフィス物件を探す

オフィス移転を成功させるためには、移転先の物件選定が最重要です。

理想のオフィスに出会うまでには時間がかかる場合もあるため、少なくとも移転の1年前から物件探しを始めましょう。

まずは「立地」「広さ」「賃料」「設備」など、自社にとって必要不可欠な条件を絞って物件をピックアップします。

社員の通勤アクセスや周辺環境、ビルの管理体制、将来の成長を見越した拡張性も考慮する必要があります。

また、実際に現地に足を運ばないと分からないことも多いので、内見を重ねて判断することも大切です。

不動産仲介会社や移転コンサルタントなど、専門家のサポートを受け、希望条件に合致する物件を効率よく探しましょう。

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総務とタスクを共有する

オフィス移転は、関係部署との連携が成否を左右します。

中でも総務部門は、社内調整や備品管理、契約関連など多くの実務を担う中心的存在です。

移転の約1年前には総務とタスクを共有し、役割分担とスケジュールのすり合わせを行いましょう。

初期の段階で、全体の移転スケジュールや物件選定の進捗、社内通知のタイミングなど、必要な情報を共有しておくことで、準備の抜け漏れを防ぐことができます。

また、総務が主導となって各部署へのヒアリングや社内ルールの整備を行うことで、全社を巻き込んだ効率的な移転準備ができるでしょう。

オフィス移転の3～10ヶ月前までにやることリスト

オフィス移転の3～10ヶ月前までにやることを以下に紹介します。

移転先が決まったら、次は新オフィスの具体的なかたちづくりに入る段階です。

詳しく説明しますので、ぜひ参考にしてください。

オフィスのコンセプトを決める

オフィスのコンセプトは、空間づくりの軸となる重要な要素です。

企業の理念や働き方、ブランディングを反映させることで、社員のモチベーション向上や採用力の強化にもつながります。

まずは自社がどんなポリシーを持っているのかを明確にし、オフィス空間にどう落とし込むかを考えましょう。

以下は、オフィスコンセプトの一例です。

コンセプトが定まることで、内装・レイアウト・家具選定など後の工程がスムーズになり、統一感のあるオフィスづくりが実現できます。

内装やレイアウトを決める

新オフィスの印象を大きく左右するのが、内装とレイアウトの設計です。

業務の効率化だけでなく、社員の働きやすさや企業イメージにも直結するため、しっかりと方向性を固めておくことが大切です。

動線やゾーニングはもちろん、執務スペースと会議室のバランス、収納や共有スペースの配置も考慮しましょう。

また、内装デザインはコンセプトと連動させることで、統一感のある空間に仕上がります。

社内での要望ヒアリングや、プロのデザイナー・設計士と連携しながら、理想のオフィスを形にしていきましょう。

オフィス家具や社内インフラを手配する

オフィス移転の3〜10ヶ月前には、新オフィスで使用する家具や社内インフラの手配を開始する必要があります。

業務に支障をきたさないよう、早めに必要な備品や設備を洗い出し、レイアウトや仕様を検討しておきましょう。

デスク、椅子、収納棚といったオフィス家具はもちろん、ネットワーク回線や電話設備の準備が必要です。

セキュリティシステムなどのインフラについても、業者との打ち合わせや見積もり、納期の確認を行い、余裕を持って準備を進めましょう。

工事業者と契約する

オフィス移転にあたって、新しいオフィスの内装工事などが必要な場合は、3〜10ヶ月前の段階で工事業者の選定と契約を行います。

まずは、どのような工事が必要かを明確にし、複数の業者から提案や見積もりを取り寄せましょう。

業者選びでは、過去の実績や専門性、対応のスピード、そして費用対効果を慎重に比較検討する必要があります。

現地調査を通じて具体的な要望を伝え、工程や納期、予算とのバランスを確認し契約しましょう。

工事のスケジュールはオフィス開設日に直結するため、信頼できる業者との連携と、綿密なスケジュール管理が成功の鍵となります。

オフィス移転の1～2ヶ月前までにやることリスト

オフィス移転の1～2ヶ月前までにやることは以下の3つです。

上記の準備をすることで、社員も安心して新しい環境に移行でき、業務への影響を最小限に抑えながら通常業務を再開することができます。

各項目について詳しくご紹介しますので、今後のご準備にお役立てください。

社内通知でスケジュール共有する

オフィス移転の1～2ヶ月前までには、社内全体でスケジュールや移転内容をしっかり共有しましょう。

全社員に向けた正式な社内通知を行い、移転日や作業スケジュール、業務への影響範囲などを明確に伝えます。

特に、荷物の梱包期限、設備の利用停止日、新オフィスの入館方法など、実務に関わる具体的な情報は抜け漏れなく案内することが大切です。

また、質疑応答の場や専用の連絡窓口を設けることで、社員の不安や疑問を早期に解消できます。

社員全員が共通認識を持つことで、当日の混乱を防ぎ、円滑な移転と業務再開につながります。

新オフィスの施主検査

新オフィスの内装工事が完了した後には、施主検査を行い、施工内容に問題がないかを細かく確認します。

以下は、施主検査でチェックすべき主な項目です。

チェック項目	確認内容
床・壁・天井	傷、汚れ、施工ミスがないか。クロスや塗装のムラ、剥がれなども確認。
照明・スイッチ	点灯確認、スイッチの位置や数、操作性に問題がないか。
コンセント・電源	配置・数・電圧が設計図通りであるか、通電確認も忘れずに。
空調設備	冷暖房の動作確認、風量・風向き、異音がないかなどをチェック。
扉・建具	スムーズに開閉できるか、鍵やドアノブの動作確認も含む。
ネットワーク・LAN	配線状況、ポートの数、通信テストを実施。Wi-Fiの接続確認も行う。
セキュリティ設備	オートロック、入退室管理システム、カメラ等の作動確認。
サイン・表示	表札や案内サインの内容・位置が正確かをチェック。

上記の項目は複数人で分担して確認するのが良いでしょう。

事前にチェックリストを用意し、写真を記録として残しておくと指摘事項の対応もスムーズになります。

取引先に移転の案内を送る

オフィス移転にあたっては、社内対応だけでなく、取引先への丁寧な移転案内も欠かせません。

信頼関係の維持のためにも、移転先の住所や新オフィスでの業務開始日を早めに周知しましょう。

送付方法としては、紙の案内状（郵送）とメール通知の両方を併用するのが一般的で、案内状には以下のような内容を記載します。

丁寧な案内は、企業としての印象にも直結します。

形式的な連絡にとどまらず、感謝の気持ちを添えてお知らせすることで、今後の関係をより良いものにするきっかけとなるでしょう。

オフィス移転の当日までと移転後にやることリスト

オフィス移転の当日までと移転後にやることは以下の通りです。

項目ごとに説明しますので、実際の計画にお役立てください。

現在のオフィスの原状回復工事を行う

オフィス移転にあたり、現在使用しているオフィスの原状回復工事を行います。

原状回復工事のをスムーズに進めるポイントは以下の通りです。

ポイント	内容
契約内容の確認	賃貸契約書を読み直し、「原状回復義務」の範囲と基準を明確にする
業者選定	原状回復工事に精通した専門業者を選び、複数社から見積もりを取得
工事スケジュール	退去日から逆算して余裕を持った日程で工事を実施
ビル側との調整	管理会社の指定業者がいる場合もあるため、事前に確認と相談が必要
工事立ち会い	着工前・完了後に立ち会って内容確認

工事を進める前には、契約内容を改めて確認し、どこまで回復が求められているかを明確にしておきましょう。

また、ビル管理会社やオーナーとの打ち合わせを行い、スケジュールや施工方法について事前に合意を得ておく必要があります。

引越しの搬出・搬入に立ち会う

移転当日は、オフィスの引越し作業がスムーズに進行するよう、搬出・搬入作業に必ず立ち会います。

搬出時には、事前に作成したリストをもとに什器や備品、重要書類などの荷物が正しく運び出されているか確認し、万が一の破損や紛失を防ぎましょう。

新オフィスでの搬入時も同様に、搬入された荷物が正しい場所に運び込まれているか、数量や状態に問題がないかをチェックし、業者との連携を取りながら指示を出します。

特に大型の什器や精密機器は、事前の配置計画に沿って正確に設置されるよう注意を払い、トラブルが発生した場合はその場で迅速に対応を行います。

搬出・搬入作業の完了後は、旧オフィスおよび新オフィスの状態確認を行い、忘れ物や破損箇所がないかをチェックしましょう。

旧オフィスを引き渡す

原状回復工事を終えた旧オフィスを、貸主や管理会社へ正式に引き渡します。

引き渡し時には、立会いのもとで設備や備品の確認を行い、鍵の返却や必要書類の提出などを忘れないようにしましょう。

引き渡し後も、旧オフィスに関連する事務処理は残っている場合があります。

たとえば、電気・水道・インターネットなど各種インフラの解約手続き、敷金の精算、残置物の有無の確認などです。

旧オフィスを円滑に引き渡すことは、新たな拠点でのスムーズなスタートに直結します。

口座やクレジットカード情報の住所変更をする

オフィス移転に伴い、法人名義の銀行口座やクレジットカードの登録住所も速やかに変更する必要があります。

手続きは、原則として代表者印や移転先の登記簿謄本の提出が求められるケースが多いです。

手続き漏れがあると、郵送物が旧住所に届く、決済トラブルが発生するなどのリスクにつながるため、優先度を高く設定して進めましょう。

移転後は、実際に住所変更が反映されたことを通帳やWeb明細、郵送書類などで必ず確認し、問題がないかチェックします。

口座振替やクレジット決済を利用している取引先がある場合は、併せて住所変更の連絡も行っておくと安心です。

オフィス移転に必要な関係省庁の手続き一覧

オフィスを移転する際には、法務局・税務署・都道府県税事務所・年金事務所・労働基準監督署など、関係する各官公庁への住所変更届が必要になります。

手続きを怠ると、重要書類が旧住所に送付される、行政手続きに支障が出るなどのリスクがあるため、速やかに届け出ましょう。

オフィス移転に必要な関係省庁の手続き一覧は以下の通りです。

届出先	必要な手続き	提出期限	必要書類例
法務局	本店移転登記申請	移転日から2週間以内	定款、株主総会議事録、登記申請書
税務署	異動届出書の提出	移転後速やかに	異動届出書、登記事項証明書
都道府県税事務所	法人事業税・住民税の異動届	移転後速やかに	異動届出書、登記事項証明書
年金事務所	健康保険・厚生年金の事業所所在地変更届	5日以内（変更後速やかに）	所在地変更届
労働基準監督署	労働保険関係成立届の変更届	移転後速やかに	労働保険関係成立届、変更届
ハローワーク	雇用保険事業所変更届	移転後10日以内	雇用保険適用事業所変更届

上記の一覧をもとに、担当者や提出予定日を事前に割り振り、スケジュール表に落とし込んでおくと手続き漏れを防げるでしょう。

オフィス移転の成功事例と失敗事例

オフィス移転の成功事例と失敗事例をご紹介します。

これから移転を考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

オフィス移転は、準備不足や計画の甘さによって、想定外のトラブルや余計なコストが発生するリスクも少なくありません。

オフィス移転を成功させるためには、全体スケジュールの徹底管理と、関係者との綿密な情報共有、そして社員の理解と協力が欠かせません。

成功事例・失敗事例を参考に、自社に最適な移転計画を立て、快適で働きやすい新オフィスを実現しましょう。

オフィス移転に関する質問集と回答

オフィス移転に関する質問集と回答をまとめました。

オフィス移転は、計画から実施、移転後の手続きに至るまで、多くの準備と確認事項が必要となるため、社内外からさまざまな疑問や不安の声が寄せられることも少なくありません。

オフィス移転に関する質問集を紹介するので、移転計画の実行にお役立てください。

オフィスの移転にかかる費用は平均していくらですか？

オフィス移転にかかる費用は、移転するオフィスの規模や立地、移転範囲（内装工事・什器購入の有無）などによって大きく変動します。

一般的な目安として、1坪あたり10万円〜30万円程度とされています。

以下に、オフィスの移転の主な費用項目と一般的な相場をまとめました。

費用項目	内容	相場（目安）
原状回復工事費	退去時のオフィスを契約前の状態に戻す費用	1坪あたり 3万〜10万円
引越し費用	什器・備品・書類の搬出・搬入作業費用	1人あたり 2万〜5万円
内装工事費	レイアウト変更、間仕切り設置、電気・ネット工事などの費用	1坪あたり 5万〜15万円
什器・家具購入費	デスク・チェア・収納・什器などの新調費用	1人あたり 5万〜15万円
インフラ工事費	電話・ネット回線の新設・移設費用	10万〜50万円
その他諸経費	名刺、封筒、パンフレットの住所変更、移転案内の郵送費用	10万〜30万円

オフィス移転の総費用は、30坪程度の移転なら約500万円〜1,000万円程度が目安となります。

ただし、内装のグレードや家具の新調有無によっても大きく変わるため、早めに見積もりを取り、計画的に費用配分を行いましょう。

オフィス移転による退職は会社都合ですか？

オフィス移転に伴い、通勤困難や家庭の事情などを理由に退職を希望する社員が出る場合があります。

オフィス移転による退職が、会社都合に該当するかどうかは状況によって異なります。

一般的に、移転先が現在の勤務地から著しく遠方となり、通勤が現実的でないと判断される場合や、社員の生活環境に著しい影響が及ぶ場合には「会社都合退職」と認められるケースもあります。

一方、移転距離が比較的近く、通勤が可能と判断される場合や、社員自身の都合で退職を選ぶ場合は「自己都合退職」となるのが通常です。

具体的な判断は、移転の距離、公共交通機関の便、労働契約の内容、本人の事情などを総合的に考慮して行われます。

オフィスの移転にかかる費用を節約するポイントは何ですか？

オフィス移転は何かと費用がかさむプロジェクトですが、事前の工夫や手配次第で大きなコストダウンが可能です。

以下に費用節約の主なポイントをまとめました。

節約ポイント	詳細
移転時期の調整	引越し業者の繁忙期（3〜4月、9〜10月）を避け、費用の安い時期を選ぶ
相見積もりの取得	引越し業者・内装業者・インフラ工事業者は複数社から見積もりを取り比較検討
不要備品の処分	移転を機に使わない什器・書類を整理し、運搬費と新オフィスのスペースを削減
中古什器の活用	デスク・チェア・キャビネットなどは、中古オフィス家具を利用することで費用圧縮
内装工事の調整	必要最低限の工事内容に絞り、無駄な装飾や高額な素材の使用を控える
工事の早期手配	工事費の追加料金発生を防ぐため、インフラ関連の手配は早めに行う
移転案内の電子化	名刺・封筒など紙の印刷物を必要最小限にし、取引先への移転案内はメールで送付

特に、引越し業者・内装工事業者の相見積もりの取得や不要備品の整理・廃棄は、すぐに実行しやすく、大きなコスト削減効果が期待できます。

あわせて、移転時期の調整も意外と費用差が出るポイントですので、余裕を持ったスケジュール計画と並行して検討してみると良いでしょう。

オフィス移転に必要なものを入念に準備しよう

オフィス移転は、事前準備の質によって成功の可否が大きく左右されるイベントです。

移転先の選定やレイアウト計画、各種手続きの手配はもちろんのこと、備品やインフラ、社員への周知まで、細かな確認と準備が欠かせません。

特に、移転当日や移転後に慌てることのないよう、必要なものをリスト化し、余裕を持って準備を進めることが成功のポイントです。

少しでも不安や疑問がある場合は、移転経験のある専門業者や社内の関係部署としっかり連携し、計画段階で洗い出しを行うのがおすすめです。

入念な準備を行い、快適で働きやすい新オフィスを実現しましょう。