オフィス移転には何が必要？知っておきたい手続きの種類と注意点について徹底解説
2023年8月21日
オフィス移転の際に忘れてはいけないのが、契約関連の手続きや公的機関への届け出です。
手続きに漏れがあると、オフィス移転がスムーズに行えなくなってしまいます。
最悪の場合、業務に支障をきたすことになるので、事前にどのような手続きが必要なのかしっかりと把握しておきましょう。
今回は、オフィス移転の際に必要となる手続きの種類や内容、注意点について解説します。
オフィス移転の担当者に選ばれたという方は、ぜひ目を通しておいてください。
CONTENTS
オフィス移転の際にまず必要なるのが、オフィスの解約手続きです。
オフィスのオーナーやビルの管理会社に対して解約通知を出します。
契約内容によって異なりますが、基本的に解約通知は退去する6ヵ月前までに出さなければなりません。
解約通知が遅れた場合は、新オフィスへの移転後にも家賃の支払いが発生してしまうことがあるので注意しましょう。
また、電話回線やインターネット回線の移転手続きや、銀行口座やクレジットカードの名義変更も必要となります。
移転先オフィスの電話配線やインターネット回線の状況を確認して、整い次第、契約会社に移転する旨を伝えてください。
契約を続行する場合は移転手続きを行い、他のサービスへ移行する場合は解約手続きを行います。
銀行口座の変更には窓口に赴く必要があるため、業務の合間に銀行へ行く時間を確保しましょう。
クレジットカードの名義変更には時間がかかることがあるので、早めに変更手続きを行うことが大切です。
社会保険以外の保険に加入している場合は、保険会社にも連絡を行ってください。
オフィス移転の際には、契約や名義変更の手続きだけでなく、各公的機関への届け出も必要となります。
健康保険や厚生年金保険は、年金事務所で変更手続きを行う必要があります。
年金事務所は管轄が決まっていて、旧オフィスと新オフィスの管轄が異なる場合は、「適用事業所所在地・名称変更（訂正）届（管轄内）」ではなく「適用事業所所在地・名称変更（訂正）届（管轄外）」を提出しなければなりません。
管轄によって届け出の種類が異なるため、注意が必要です。
労働保険関連の手続きを行いたい場合は、労働基準監督署に「労働保険名称・所在地等変更届」を提出します。
労災保険と雇用保険を一本化している場合は一元適用事業所となりますが、別々のものとして扱っている場合は二元適用事業所として手続きを行わなければならないため、事前によく確認しておきましょう。
会社を設立している場合は、本店所在地の登記を行っているはずです。
こちらも法務局へ「本店移転登記申請書」の提出が必要となるため、忘れずに手続きを行ってください。
税務署に対しては、「異動届出書」と「給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書」の2つを提出します。
年金事務所と同様に、税務署も管轄が決まっています。
新オフィスが現在の税務署の管轄から外れる場合は、旧オフィスと新オフィス、それぞれの税務署に届け出が必要となります。
電話回線やインターネット回線の移転手続きのように、一部の手続きは新オフィスの体勢が整っていなければ着手できません。
オフィス移転をスムーズに行うために、移転計画をしっかり立てておくことも大切ですが、具体的なオフィスレイアウトを決めておくと安心です。
オフィス移転が決まったら、まずは必要な作業を書き出してみましょう。
作業内容に合わせてタイムスケジュールを組むことで、自身だけでなく社内全員でオフィスの移転計画を共有できます。
また、作業内容とタイムスケジュールを可視化して共有することで、手続きの漏れを防ぐことにも繋がります。
オフィスの解約や各公的機関への届け出のように、一部の手続きには期限が設けられています。
オフィス解約の場合は、6ヵ月前に解約通知を出さなければなりません。
年金事務所への届け出は新オフィスへ移転してから5日以内、労働基準監督署への届け出は新オフィスへ移転してから10日以内と、移転作業の最中にも行わなければならない手続きがいくつも存在します。
移転計画を立てる際には、手続きの種類だけでなく、必要な書類や届け出を行う期限なども併せて記載しておくと安心です。
オフィス移転の際には行わなければならない手続きがたくさんあり、届け出を忘れてしまった場合は、スムーズに移転することが難しくなってしまいます。
気持ち良く新オフィスで業務を開始するためにも、必要な手続きは事前にしっかりと把握しておきましょう。
オフィス計画を立てるのが難しい場合は、オフィス移転の専門業者に頼るのも一つの手です。
手続きや届け出をサポートしてもらえるだけでなく、レイアウトの考案や業者依頼など、オフィス移転に関する面倒な作業を一任できます。
ミスを防ぐためにも、プロの力を借りてオフィス移転を完結させましょう。
オフィス移転に関しては、下記記事もご覧ください。
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