オフィス移転をするとき、やることがたくさんあって抜け漏れが生じやすいので、オフィス移転に関するタスクチェックが重要です。
今回はオフィス移転のときに忘れず行うべきことのチェックリストを作成しました。
大公開！失敗しないオフィス移転のチェックリスト
やることがたくさんのオフィス移転ですが、チェックリストを準備して進めていくと抜け漏れがなくなります。
ここで確認をして、失敗のないオフィス移転を行いましょう。
オフィス移転の前にすべき重要事項
オフィス移転をする前に、やっておかなければならないことがあります。
それは、オフィス移転目的の設定です。
オフィス移転する際、何を目的として移転するのかを明確にしておかなければ、無意味な移転になってしまいます。
最優先で目的を明確にしておきましょう。
現在入居しているオフィスでのチェックリスト
では早速、オフィス移転の際のタスクを整理していきましょう。
ここで、現在入居しているところで行うべきリストをご紹介します。
現在のオフィスの解約手続き
- 解約についての予告期間の確認
- 委託金返還期限の確認
- オフィス解約についての予約確認
まず、現在入居している場所の不動産会社に連絡をして、オフィス移転の旨を連絡しましょう。
その際に確認すべき事項がたくさんありますが、最低限上記の3つについては必ず確認してください。
また、新オフィスに移転する時期についてもしっかりと不動産会社に連絡をします。
移転の期間がキツキツだった場合かなり慌ただしくなるので、余裕を見て不動産会社と相談をしながら進めていきましょう。
現在のオフィスの原状回復について
- 原状回復条件および費用の確認
- 原状回復作業業者が指定されているかどうかの確認
- どのレベルまでの原状回復が必要か確認
オフィス移転をする際、部屋を入居したときと同じ状態に戻す原状回復をしなければなりません。
オフィスの原状回復のレベルについては、不動産会社によって大きく異なってくるので要チェックです。
原状回復については、こちらの記事でも取り上げているのでご確認ください。
オフィス移転の前に絶対知っておきたい原状回復とは？流れを徹底解説
移転先オフィスのチェックリスト
オフィス移転をするとき、移転先でのタスクもたくさんあります。
以下を確認して、失敗のないオフィス移転を行いましょう。
1.新しいオフィスの物件探し
- 立地、最寄駅からの所要時間の確認
- 各社員の通勤時間および交通費などの増減確認
- 新しいオフィス環境の確認（銀行や役所、郵便局、商業施設、周囲の飲食店の有無など）
- 他の入居企業
- 家賃などの費用（賃料・共益費・保証金・権利金、不動産手数料など）
- 駐車場があるかどうかの確認
- ビルの使用時間がいつまでなのか確認
オフィス移転をする場合、ただ目的を達成するだけでなく、上記のような事項についても確認しておく必要があります。
特にオフィス移転については、社員の生活を大きく変えてしまう要因の一つでもあるので、社員への配慮を忘れないようにしましょう。
またオフィスの移転場所によって、助成金が出るところがあります。
助成金について特集した記事がありますので、こちらも参考にしてみてください。
名古屋にオフィス移転する企業に必見！助成金の受け方と注意点まとめ
2.オフィス移転先のレイアウトを考える
- 使用人数の決定
- エントランスや応接室、休憩室、会議室などの配置検討
- 移転目的に合致した配置図になっているかの確認
- 内装工事の見積もり
オフィスの移転先が決まったら、次はオフィスのレイアウトを決めましょう。
移転先でのレイアウトは、今後の営業に大きくかかわることなので、目的に沿って決めることが大切です。
また、使用する社員の目線からもレイアウトを考える必要があります。
次の記事では、社員目線から良いオフィス・悪いオフィスについて紹介していますので、参考にしてみてください。
3.社内用オフィス移転計画作成
- 移転スケジュールの立案
- 移転計画と役割分担について社員に共有
- 全体スケジュールの確認と引っ越し業者・内装業者の選定
- 電話、FAX移設、OA機器移設などのインフラ整備（専門業者選定）
- データのバックアップ
- 概算費用
- 荷物の梱包作業
レイアウトが決まったら、次は社内で移転についてマニュアルを作成しましょう。
もしマニュアルがなければ、社員としても何をどう進めていけばいいのかがわからず、混乱が生じてしまい、移転が大きく遅れるリスクがあります。
ですので、しっかりと社員にはマニュアルを作成して、渡すようにしましょう。
4.移転についての周知
- 案内文の作成
- 案内の送付先リストの作成
- 印刷の発注
- 新オフィス用の封筒、名刺など印刷物の発注
- 発送時期の検討
- 発送
オフィス移転をする際には、取引先など関係各所には連絡をしましょう。
もしここを怠ると、「なぜ知らせがなかったのか」とトラブルが生じてしまう危険性があります。
しっかりと挨拶を行い、トラブルを未然に防ぎましょう。
5.各種届出
- 法務局（本店移転登記申請書）
- 税務局（事業年度、納税地、その他の変更異動届出書、本店移転登記申請書／給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書）
- 都道府県税事務所（事業開始等申告書）
- 社会保険事務所（適用事業所所在地・名称変更（訂正）届）
- 労働基準監督署（労働保険名称・所在地等変更届、労働基準法に関するものなど）
- 公共職業安定所（事業主事業所各種変更届）
- 郵便局（郵便物届出変更届）
- 消防署（防火管理者選任届）
オフィスを移転する場合、市町村の役所や関係官庁に提出しなければならないものが多くあります。
もし届け出で漏れがあったりすれば会社の信用問題にも関わることなので、上記で確認しながら行いましょう。
オフィス移転は大仕事！チームで一つ一つこなして失敗なき移転を
企業によってはもっと細かなチェックが必要になるかもしれませんので、リストは企業形態に合わせて変化させるのがおすすめです。
今回ご紹介したチェックリストを使いながら漏れなく作業を進めましょう。
