【失敗しない】今すぐ使えるオフィス移転のチェックリスト！
2020年6月23日
オフィス移転をするとき、やることがたくさんあって抜け漏れが生じやすいので、オフィス移転に関するタスクチェックが重要です。
今回はオフィス移転のときに忘れず行うべきことのチェックリストを作成しました。
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やることがたくさんのオフィス移転ですが、チェックリストを準備して進めていくと抜け漏れがなくなります。
ここで確認をして、失敗のないオフィス移転を行いましょう。
オフィス移転をする前に、やっておかなければならないことがあります。
それは、オフィス移転目的の設定です。
オフィス移転する際、何を目的として移転するのかを明確にしておかなければ、無意味な移転になってしまいます。
最優先で目的を明確にしておきましょう。
では早速、オフィス移転の際のタスクを整理していきましょう。
ここで、現在入居しているところで行うべきリストをご紹介します。
まず、現在入居している場所の不動産会社に連絡をして、オフィス移転の旨を連絡しましょう。
その際に確認すべき事項がたくさんありますが、最低限上記の3つについては必ず確認してください。
また、新オフィスに移転する時期についてもしっかりと不動産会社に連絡をします。
移転の期間がキツキツだった場合かなり慌ただしくなるので、余裕を見て不動産会社と相談をしながら進めていきましょう。
オフィス移転をする際、部屋を入居したときと同じ状態に戻す原状回復をしなければなりません。
オフィスの原状回復のレベルについては、不動産会社によって大きく異なってくるので要チェックです。
原状回復については、こちらの記事でも取り上げているのでご確認ください。
オフィス移転の前に絶対知っておきたい原状回復とは？流れを徹底解説
オフィス移転をするとき、移転先でのタスクもたくさんあります。
以下を確認して、失敗のないオフィス移転を行いましょう。
オフィス移転をする場合、ただ目的を達成するだけでなく、上記のような事項についても確認しておく必要があります。
特にオフィス移転については、社員の生活を大きく変えてしまう要因の一つでもあるので、社員への配慮を忘れないようにしましょう。
またオフィスの移転場所によって、助成金が出るところがあります。
助成金について特集した記事がありますので、こちらも参考にしてみてください。
名古屋にオフィス移転する企業に必見！助成金の受け方と注意点まとめ
オフィスの移転先が決まったら、次はオフィスのレイアウトを決めましょう。
移転先でのレイアウトは、今後の営業に大きくかかわることなので、目的に沿って決めることが大切です。
また、使用する社員の目線からもレイアウトを考える必要があります。
次の記事では、社員目線から良いオフィス・悪いオフィスについて紹介していますので、参考にしてみてください。
レイアウトが決まったら、次は社内で移転についてマニュアルを作成しましょう。
もしマニュアルがなければ、社員としても何をどう進めていけばいいのかがわからず、混乱が生じてしまい、移転が大きく遅れるリスクがあります。
ですので、しっかりと社員にはマニュアルを作成して、渡すようにしましょう。
オフィス移転をする際には、取引先など関係各所には連絡をしましょう。
もしここを怠ると、「なぜ知らせがなかったのか」とトラブルが生じてしまう危険性があります。
しっかりと挨拶を行い、トラブルを未然に防ぎましょう。
ただ、引っ越しは何回も行うものではないので、どうすればいいか不明な場合があると思います。
次の記事で挨拶の仕方やマナーなどについて取り上げていますので、参考にしてみてください。
オフィスを移転する場合、市町村の役所や関係官庁に提出しなければならないものが多くあります。
もし届け出で漏れがあったりすれば会社の信用問題にも関わることなので、上記で確認しながら行いましょう。
また、届け出についてはこちらの記事でもご紹介していますので、参考にしてみてください。
企業によってはもっと細かなチェックが必要になるかもしれませんので、リストは企業形態に合わせて変化させるのがおすすめです。
今回ご紹介したチェックリストを使いながら漏れなく作業を進めましょう。
